Un retailer de marcas de moda / lujo con al alrededor de 9,000 tiendas y una sólida presencia global tuvo la gran oportunidad de simplificar los procesos de operaciones en tienda y ejecutar consistentemente su estrategia de go-to-market. Dicho retailer, el cual protege el valor de su marca, descubrió que a medida que expandía su presencia en todo el mundo, sus sistemas legados utilizados para comunicarse con las tiendas e intentar controlar promociones y tareas pendientes ya no estaban a la altura. La compañía utilizaba una mezcla de correo electrónico, hojas de cálculo y comunicaciones impresas en papel.
Casi todo lo que la empresa comunicaba a sus tiendas estaba impreso. Los materiales se imprimían en un centro de distribución, se colocaban en bolsas de correo y se remitían a las tiendas junto con los envíos de productos. Además de enviar material impreso a las tiendas, el retailer de moda / lujo usaba un sistema legado de correo electrónico que tenía capacidades de formato limitadas para la comunicación corporativa, regional y de tienda.
Otro inconveniente de sus sistemas legados se relacionaba con el uso de hojas de cálculo para tratar de gestionar los distintos tipos de tienda. Al igual que muchos retailers, la compañía cuenta con varios diferentes tipos de tiendas y distintos planes de go-to-market para cada categoría de tienda. Los gerentes regionales intentaban administrar todos los tipos de proyectos que se enviaban a los grupos de tiendas por medio de hojas de cálculo. Sin embargo, la gestión de todas las diferentes categorías era compleja y, a diferencia del Administrador de Tareas, las hojas de cálculo no proporcionaban a simple vista actualizaciones con respecto a qué tiendas cumplían y cuáles no. Todo eso contribuía a:
- Tiendas sobrecargadas con información
- Tareas no alineadas con la estrategia general
- Inadecuada priorización en tienda: urgente vs. importante
- Ejecución en tienda basada en información desactualizada
- Dificultad en evaluar el nivel de cumplimiento de tareas y proyectos por parte de la gerencia
Implementacion de Task Manager en 20 Semanas
La alta gerencia de éste reconocido retailer deteminó que el Administrador de Tareas de Reflexis podría resolver muchos de los desafíos en la comunicación y la ejecución de tareas en tienda. Una vez que el proyecto fue aprobado, se implementó el sistema en las tiendas siguiendo las mejores prácticas para educar a los empleados desde la alta gerencia hasta los usuarios en tienda, fomentando los beneficios en toda la compañía y adoptando una metodología de implementación de paso a paso. El equipo de implementación del retailer condujo demostraciones para los vicepresidentes regionales, los gerentes regionales, los gerentes de tienda y los usuarios en tienda con el objeto de obtener sus comentarios. “La retroalimentación inicial fue extremadamente positiva”, dijo el Director de Comunicaciones y Ejecución en Tienda. “Les encantaba que todas sus comunicaciones pudieran estar en un solo lugar”.
Reflexis trabajó con el retailer para configurar la aplicación de modo que las comunicaciones (por ejemplo, avisos, tareas a ejecutar) enviadas a una tienda fueran apropiadas para su tipo de segmento. Los elementos de acción (por ejemplo, tareas y proyectos) incluyen el tipo de proyecto, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, el estatus y más. Los usuarios pueden usar filtros para la búsqueda de tareas a ejecutar, las cuales están codifica- das por colores en función de su estatus. Los Gerentes identifican rápidamente qué tareas o proyectos están en marcha, con retraso y cuáles de aproximan en el futuro inmediato. Task Manager también se configuró para que sus colores y el lenguaje comercial se ajustaran a la imagen y la cultura del retailer.
Luego de un piloto de tres semanas, la compañía imple- mentó en el resto de tiendas en fases de aproximada- mente 1,000 tiendas cada una. La implementación tomó un total de alrededor de 20 semanas.
Después del despliegue de la herramienta, el retailer reunió varios grupos de empleados y gerentes para obtener retroalimentación. La información obtenida en las sesiones fue utilizada para ajustar áreas que requerían mejoramiento y para coordinar entrenamiento adicional.
Beneficios: Comunicación Optimizada, Mejora en la Ejecución, Amigable con el Ambiente
Los beneficios obtenidos por este retailer al implementar la nueva versión de Reflexis Task Manager se reflejaron en las siguientes áreas:
- No más confusión vía correo electrónico. A diferencia del correo electrónico, Reflexis Task Manager proporciona un lugar único y priorizado para que los gerentes y empleados puedan ver sus tareas. Cuando cambia la información, es fácil “marcar” y actualizar la información dentro del mismo proyecto: no más búsquedas en la bandeja de entrada del correo electrónico buscando la versión más actualizada.
- Adiós a la complejidad de la hoja de cálculo. La capacidad de Reflexis Task Manager de enviar los tipos correctos de proyectos y tareas eliminó la necesidad de los gerentes de campo de mantener y actualizar hojas de cálculo complicadas.
- Task Manager es amigable con el ambiente. El Administrador de Tareas eliminó la necesidad de recopilar, imprimir y distribuir las comunicaciones enviadas por correo físico a las tiendas. La solución digital está alineada con el objetivo corporativo de cero desperdicios.
- La retroalimentación bidireccional apoya al mejoramiento continuo. La funcionalidad de encuesta de retroalimentación del Administrador de Tareas permite la empresa comunicarse rápidamente, identificar y responder a problemas en toda la cadena a través de un único sitio para acceder a toda la información de un proyecto.
- Visibilidad de toda la línea y gestión por excepción. Antes de Task Manager, este retailer tenía dificultades para obtener visibilidad sobre qué tiendas cumplían con las directrices de la compañía y cuáles no. Ahora los gerentes pueden generar reportes y ver quién hizo qué y, lo que es igualmente importante, a quién se le debe recordar que ejecute una tarea vencida.
- Aumento en las ventas. Al llegar al final de su año fiscal, este cliente corría el riesgo de no alcanzar las metas corporativas de crecimiento. A través del Task Manager, se planearon y ejecutaron diferentes promociones para aumentar las ventas y lograr los objetivos.
Una vez que la solución fue implementada exitosa- mente en una de las líneas de negocios del retailer, se procedió con la implementación en otras unidades de negocios y en varios idiomas en América del Norte, Europa, África, Asia y Australia.
Actualización Global a la Nueva Versión del Administrador de Tarea
Después de usar el Administrador de Tareas por varios años, él cliente se embarcó en una importante iniciativa de mejoramiento en la forma en que se utilizaba la herramienta en sus diferentes unidades de negocios. La compañía también se movió a la última versión del Task Manager para beneficiarse de nuevas funcionalidades. La actualización se desarrolló gradualmente en diferentes países. Los beneficios que el retailer obtuvo de la última versión del Administrador de Tareas, la cual es usada en tabletas Apple, incluyen:
- Gerentes de zona y tienda pueden crear proyectos para las diferentes marcas de la compañía, independiente de la unidad de negocio a la que pertenezcan.
- El corporativo tiene visibilidad de proyectos creados en otras áreas o departamentos.
- La funcionalidad mejorada de Búsqueda Inteligente es más extensa al permitir el uso de solo una palabra, letra o frase por la cual se identifica dónde encontrar la información necesitada (por ejemplo, título, notas, tipo de proyecto, archivo adjunto, nombre del archivo adjunto, evento y búsqueda palabra clave).
- A través de esta nueva funcionalidad de Búsqueda, el usuario puede hacer clic y acceder directamente al proyecto o tarea que contenga la palabra resaltada en amarillo.
- Criterios de búsqueda como filtros y clasificación de la información están disponibles al lado derecho de la pantalla con la posibilidad de guardar criterios de búsqueda para uso futuro.
- Nueva capacidad para adjuntar archivos por medio de la funcionalidad arrastrar y soltar.
- Nueva pestaña de acciones vencidas que permite una reducción en ejecución de tareas “tardía”.
- Permite ingresar manualmente códigos/número de tienda en lugar de seleccionarlos desde un menú desplegable.
- La asignación o distribución es más fácil de usar (por ejemplo, se pueden seleccionar múltiples atributos).
- Reducción en el número de proyectos creados y enviados como resultado de ajustes en las estrategias y el uso de nuevas funcionalidades en una las líneas o marcas manejadas.
- La disponibilidad de filtros proporcionan una experiencia de uso personalizada.
- Los gerentes de tienda y de campo pueden enviar rápidamente mensajes al creador de un proyecto sin perder la trazabilidad en la aplicación.
- Los gerentes de campo pueden profundizar en un segmento específico para obtener detalles y tasas de cumplimiento.
- Experiencia de uso mejorada en aplicaciones nativas en tabletas Apple.
- Al ser implementada en la plataforma de servicios en la nube de Reflexis, el departamento de TI del cliente se libera de mantener y actualizar la solución.
- Disponibilidad, seguridad y desempeño de primera clase proporcionada por plataforma de servicios en la nube de Reflexis.
