La irrupción de las tecnologías digitales ha acelerado la comunicación entre empresas. Ahora es posible mandar contratos, facturas, recibos, albaranes y todo tipo de documento que se nos ocurra a cualquier persona, en cualquier parte del mundo, y al instante. Pero lo que nos ha dado la inmediatez, también nos ha quitado el factor de seguridad de saber que una persona física o el representante de una persona jurídica ha recibido y aceptado el documento que le hemos enviado.
Saber que el documento ha sido recibido y enviado nos otorga una gran seguridad. Esa factura que enviamos hace tres semanas puede no haber sido recibida y estaremos tomando acción antes de asegurarnos de que la han empezado a tramitar. Con la enorme presencia de las tecnologías en las empresas que operan a una mayor nivel que hace unas décadas, se están estandarizando los software de firma electrónica para garantizar la integridad y seguridad de los contratos, facturas y demás documentación que enviemos.
Por qué firmamos documentos en primer lugar
¿Por qué es necesario firmar siquiera? Es una pregunta que muchas personas se hacen y no entienden la necesidad de que una pequeña escritura humana esté en un documento. La necesidad de firmar es para asegurarse de que un documento con un mensaje destinado a una persona haya sido recibida y aceptada por un humano y no dejada en un buzón. Es por esto por lo que se hacen envíos de mensajería y paquetería certificados.
Citaciones judiciales, notificaciones de la Agencia Tributaria, contratos de arrendamiento, facturas… son todos documentos sensibles con información que puede ser importante y una firma es de los pocos métodos para asegurar que han sido entregados y aceptados. Pero en el mundo digital, con cada vez más transacciones y documentos digitales, firmar un documento recibido no es fácil.
Simplificando el firmar en un documento digital
Una forma de tener un documento firmado digital implica tener a nuestra disposición un escáner, o un móvil que permita sacar documentos en formato PDF de un documento físico. Y si nos lo envían y queremos firmarlo, debemos imprimirlo primero. Son muchos pasos para simplemente poner una firma para asegurar que está recibido y conforme.
Pero todo problema da lugar a alguna solución y por ello tenemos varios software de firma digital. Algunos son tan sencillos que funcionan simplemente a través del navegador y se integran perfectamente dentro de muchos software de gestión de empresas, o ERPs; mediante su API.
Este sistema es mucho más fiable que simplemente poner un botón de estar conforme con el documento, puesto que existen bots que se dedican a fingir ser humanos y pulsando en esos botones. Al requerir de un trazo dibujado mediante el ratón o una tableta digitalizadora, se reducen enormemente las posibilidades de que la firma haya podido ser hecha mediante un bot. Así, con este software de firma digital nos aseguramos de que al menos un humano ha recibido el documento, lo ha abierto y lo ha aceptado.
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