Canal de Isabel II, empresa pública gestora del ciclo integral del agua en la Comunidad de Madrid, ha apostado por las herramientas de productividad de Microsoft 365 para impulsar su transformación digital y lograr un modelo de trabajo más colaborativo y fluido que incremente la productividad de los empleados.
Las subdirecciones de RRHH y de Sistemas Informáticos de la empresa pública, ambas dependientes de la Dirección de Recursos, con el objetivo de migrar más de 2.700 cuentas de correo electrónico de la plataforma Lotus Notes a Microsoft 365 y de implantar SharePoint, plataforma de colaboración empresarial de Microsoft, pusieron en marcha el proyecto ¡Súbete a la Nube!
Dentro de este proyecto crearon la figura de los Nubis, los early adopters tecnológicos de Canal de Isabel II, de cuya formación se encargó Microsoft.
Los Nubis colaboraron con los técnicos del Área de Atención al Usuario de Canal de Isabel II, que eran los responsables, en último término, de la transformación desde dentro de la propia empresa pública.
“No se trataba únicamente de un proyecto de tecnologías de la información, sino de una transformación de la forma de trabajar, colaborar y facilitar el talento que requería la colaboración de nuestros compañeros de RRHH”, explica Raquel de Lope, jefa del Área de Atención al Usuario de Canal de Isabel II, refiriéndose a la migración a Microsoft 365.
Por su parte, el director de Recursos de Canal de Isabel II, que engloba a las subdirecciones de RRHH y Sistemas Informáticos), Pablo Galán, asegura que, “hasta el momento, gracias a las nuevas herramientas y/o aplicaciones, hemos logrado una comunicación más transparente y flexible, coeditar documentos, tener reuniones virtuales, compartir conocimientos, tener acceso desde cualquier sitio y racionalizar el correo electrónico, principalmente con la colaboración mediante Microsoft Teams”.
“Además, el modelo en la nube nos ha permitido centrar más nuestra contribución a la implantación de las soluciones que aporta Microsoft 365 al no tener que gestionar la infraestructura que lo soporta”, añade Galán.
De la jerarquía a la “redarquía”
Esta acción de búsqueda y reconocimiento de talento digital ha supuesto el primer paso para pasar de la jerarquía a la “redarquía”, un estado en el que los miembros de la organización se relacionan en función de sus conocimientos e independientemente de las relaciones jerárquicas, conformando así las bases de una organización que aprende y da protagonismo a todos los empleados a través de la tecnología de Microsoft como eje de la colaboración.
“Con la figura de los Nubis hemos comprobado que la transmisión del conocimiento y los cambios en los hábitos laborales es más efectiva cuando se cuenta con la ayuda de un compañero”, asegura Minerva López, jefa de formación y desarrollo de Canal de Isabel II.
Beneficios de ¡Súbete a la Nube!
Incorporar el proyecto ¡Súbete a la Nube! en el día a día de Canal de Isabel II ha facilitado a todos los empleados la asimilación de conceptos, la familiarización con el proyecto y la cercanía con sus objetivos.
Para hacerlo extensivo a todos los empleados, desde RRHH se diseñó un concepto de espacio de formación no convencional llamado Aula 365 con una estética diferente, decorada con césped artificial, sofás de colores, cartelería de la campaña, servicio de cafetería, WiFi y dispositivos Microsoft Surface a disposición de los empleados.
Con Aula 365
“Conseguimos romper con la rutina y la forma habitual de trabajo de nuestros profesionales, creando expectativas positivas hacia el cambio y fomentando el intercambio de conocimiento. Además, dimos visibilidad al proyecto en eventos internos, camisetas y todo tipo de materiales promocionales”, señala Mayte del Río, jefa del Área de Relación con los Empleados de Canal de Isabel II.
Las empresas SoftwareONE y New Horizons tuvieron un papel importante en todo este proceso. La primera impartió las sesiones informativas de Microsoft 365 y colaboró con el Área de Atención al Usuario de Canal de Isabel II en el proceso de migración.
Por su parte, New Horizons fue la responsable de la formación específica de las diferentes herramientas de productividad de Microsoft 365.
Gracias a este proceso de transformación digital, se ha reducido la complejidad tecnológica en Canal de Isabel II y se han implementado nuevas herramientas que ofrecen una cobertura funcional a todas las necesidades actuales y futuras. Se ha proporcionado un entorno más amigable, y se ha contribuido a la mejora del rendimiento laboral.
En el ámbito de los empleados, se ha mejorado la comunicación, la confianza, la empatía y la cercanía entre las ocho direcciones de la empresa. Además, las herramientas de Microsoft han contribuido al cambio cultural perseguido, impulsando la transversalidad, la transparencia y el trabajo colaborativo.
Por último, gracias a los Nubis se ha logrado motivar al colectivo, aumentar su orgullo de pertenencia, desarrollar sus competencias de liderazgo, implicar a formadores internos y optimizar los niveles de productividad de Canal de Isabel II.
El Nubi de cada departamento ha ayudado a sus compañeros, facilitado la transición, el conocimiento y el uso de las nuevas aplicaciones.
