La automatización es un viaje y cada empresa, sin importar su tamaño, necesita encontrar el ritmo y el camino correcto para tener éxito. Pero después de revisar los trayectos individuales, se ve el escalamiento principalmente en cuatro fases. Por eso es importante experimentar cada paso para aprovechar al máximo una inversión en automatización, además para transformar cuellos de botella en una escalabilidad empresarial. De esta forma, se logra potenciar el crecimiento de una compañía. La velocidad en la cual una empresa pasa por cada fase depende de una serie de factores, en términos de tecnología y experiencia.
Para Martha Alfonso Sales Director NOLA de Automation Anywhere son 4 pasos sencillos:
Paso 1
La exploración. La empresa se da cuenta de que todos los demás están invirtiendo en tecnologías de automatización modernas y temen perder la oportunidad. Pero una vez que implementan uno o dos bots de software, en algunas ocasiones no saben qué hacer con él. Conocen algunos casos de uso de finanzas y recursos humanos que sus pares han mencionado, pero no siempre saben lo que es posible con la tecnología, por lo que buscan la ayuda de sus colegas y proveedores.
Este es el momento de explorar las posibilidades. Un buen comienzo es centrarse en casos de uso significativos que pueden significar una inversión inicial pero que tendrán un impacto mucho más amplio. Es muy probable que tengan un equipo pequeño que aún esté aprendiendo la tecnología y las mejores formas de aprovechar sus capacidades. Lo mejor es pedirles que comiencen con casos de uso que se pueden automatizar con la Automatización Robótica de Procesos (RPA) basada en reglas, por ejemplo, extrayendo información de hojas de cálculo a una base de datos. La clave es centrarse en casos de uso impactantes que no necesariamente necesitan conjuntos de habilidades avanzados o complejidad.
Paso 2
La adopción, cuando el equipo de desarrollo de automatización interno crea conciencia en toda la empresa sobre el poder de las posibilidades y cuando se incorporan nuevas herramientas, un Centro de Excelencia (CoE) y campeones de automatización.
Entonces, el líder de automatización dice: “Ya probé la tecnología y sé lo que puede ofrecer”. Pero ahora estoy atascado porque sólo encuentro valor dentro de mi área. Quiero extender la automatización en toda la empresa. Quiero compartir mis éxitos con otros grupos”. Y eso sólo es posible cuando se crea algún tipo de comunidad.
Una comunidad, que es un grupo centralizado que supervisa la implementación de RPA en toda la empresa, ofrece la oportunidad de hablar y compartir lo que se ha construido y cómo la automatización puede ayudar a otras áreas o grupos. Se trata de generar constancia y conciencia.
La automatización se considera una tecnología que funciona entre procesos y no se puede ver, ni tocar, lo cual es una desventaja a la hora de convencer a los usuarios potenciales, de cómo puede ayudar a aumentar la eficiencia en el trabajo diario. Pero herramientas como los asistentes digitales pueden ponerse en manos, por así decirlo, de trabajadores humanos que luego pueden experimentar los beneficios, lo cual hace que la automatización sea más rápida y fácil de usar, además de liberar a los funcionarios de tareas operativas y repetitivas, lo que aumenta la productividad y la satisfacción laboral.
Paso 3
De esta forma, permite escalar la automatización y es cuando su CoE comienza a madurar. Es el momento de descubrir el modelo de gobierno que expande el programa y en este momento, existe una alta probabilidad de que la demanda esté comenzando a exceder la capacidad que tiene. Se debe considerar un modelo de desarrollo ciudadano, para ayudar a liberar a sus desarrolladores profesionales del exceso de trabajo. En este modelo, los usuarios comerciales con poca o ninguna experiencia en desarrollar, pueden crear aplicaciones con tecnología aprobada por TI.
Si decide probar el modelo de desarrollo interno (Citizen Developer), debe encontrarse con algunas preguntas por adelantado, como: ¿Qué tipo de trabajo permitiré que hagan mis desarrolladores? ¿Cómo me aseguro de que su trabajo no comprometa la seguridad de los datos? ¿Cómo verifico la evaluación de la calidad? Se trata de esos controles y equilibrios, seguridad, cumplimiento y evitar dolores de cabeza.
Otro enfoque para aumentar la capacidad, es recurrir a la experiencia de los socios de automatización. Ambos enfoques, o una combinación, pueden lograr el mismo objetivo de que más personas creen automatizaciones.
Actualmente, la mayoría de las organizaciones generalmente se dirigen en las oportunidades de automatización de la lista de “tareas pendientes” y muchos casos de uso iniciales obvios. Pero, por lo general, en algún momento más allá de las ganancias rápidas iniciales, las entidades se enfrentan con una pared y su canal de buenas ideas de automatización se agota. En este momento, es cuando las herramientas como una solución de descubrimiento de procesos resultan útiles para desbloquear casos de uso adicionales. En esta fase, está escalando su automatización a áreas previamente desconocidas que pueden hacer que los procesos de la compañía sean más eficientes, productivos y un mejor lugar para trabajar. Y luego, es hora de intensificar las capacidades de automatización para obtener aún más beneficios.
Paso 4
La automatización inteligente, en donde se combina el poder de otras tecnologías independientes, como la Inteligencia Artificial (IA), el Aprendizaje automático (ML) y la visión artificial con la automatización.
En este punto, los casos de uso simples se han manejado, dejando los complejos, más que las automatizaciones basadas en reglas, que requieren inteligencia para cosas como la toma de decisiones desatendida. Los casos de uso requieren un conjunto de habilidades expertas dentro del equipo. Si tiene equipos dentro de su organización que están impulsando misiones en IA, ML, ciencia de datos y más en esta fase, debe considerar combinar esas tecnologías independientes con la automatización y escalar los esfuerzos a un nivel superior.
No existe un enfoque “único” para los procesos de automatización. La clave es estar preparado y centrarse en casos de uso impactantes sin importar qué tan rápido viaje.
