Ante tantos cambios en normativas de impuestos, retenciones y bonos extraordinarios, el Payroll debe estar permanentemente actualizado para todos y cada uno de los colaboradores.
Por Antonella Basile, Directora de Ventas en VISMA Latam.
Los profesionales de Recursos Humanos (RH) se ven especialmente afectados por este escenario de cambios económicos permanentes: modificaciones de mínimos no imponibles, retención de ganancias, pago de bonos extraordinarios, ajuste de salario por inflación, entre otras cosas. Cuando surge algún cambio oficial, en general, las normativas entran en vigor escasos días antes de tener que confeccionar las liquidaciones salariales mensuales, lo que significa un trastorno permanente para quienes dentro del área de RH se encargan de esta ardua tarea.
Asimismo, hay que calcular retroactivos de ajustes no solo a nivel impositivo o de retenciones sino también según las negociaciones de cada sindicato del que forme parte cada colaborador de la nómina.
Mucho se habla (y se invierte) para mejorar el clima laboral, desde concebir un ambiente de trabajo agradable, flexibilidad horaria y beneficios no remunerativos hasta planes de capacitación profesional y propuestas para mejorar la salud física y mental. Sin embargo, “el hilo se corta por lo más fino” … una retención mal calculada, disminución del salario neto por cálculo de impuestos retroactivos pueden destruir una tarea de años con los colaboradores, por eso es muy importante para RH contar con herramientas de Payroll que aseguren el pago correcto, teniendo en cuenta todas esas alteraciones de último momento.
Existen soluciones tecnológicas que gestionan y controlan el ciclo completo. Tal es el caso de VISMA Payroll, que establece la estructura de compensaciones y se integra con la administración de nómina, la definición de las fórmulas de cálculo y las herramientas de simulación. Además, permite la actualización constante de la “caja negra” que hace que todas las novedades y modificaciones se integren para elaborar el siguiente recibo de forma correcta, incluso cuando se trate de cambios y ajustes de último momento.
Como la solución de Gestión de Nómina está en la nube, el área de RH puede hacer actualizaciones por su cuenta (autogestión) o bien a través del servicio de ACS (Advanced Customer Support) con expertos que prestan especial atención a las particularidades de la nómina de la empresa que lo solicita y realizan las variaciones necesarias para actualizar las fórmulas correspondientes en cada caso.
Desde luego, es fundamental explicar al equipo de RH qué se está modificando, es decir, qué se retiene y/o qué se descuenta a partir de cada nueva normativa, de modo de capacitarlo para ajustar cálculos y que, luego, puedan explicar a los colaboradores cómo está constituido su recibo. Para esto hay diversas herramientas ágiles y eficientes como, por ejemplo, Webinars o tutoriales en los que se exponen todos los detalles de cada novedad y cómo se realizan los cálculos, descuentos y retenciones.
Según Sebastián Zelante, Jefe de Payroll de Grupo Allkem, “…Desde Payroll es crucial que los instructivos para la actualización de temas puntuales como, por ejemplo, impuesto a las ganancias, MoPre -Módulo Previsional-, etc. los pueda parametrizar un liquidador que no sea experto en sistemas”.
El tener la solución en la nube es esencial en momentos de cambios permanentes, otorga agilidad y flexibilidad para modificar lo necesario en tiempo y forma, y no tener que hacer corrección sobre deducciones “a posteriori”, una vez que la persona recibe salario y recibo con descuentos y retenciones. Disminuir el monto que una persona espera recibir no es un trabajo simpático -aunque se trate de una normativa que exceda a la organización-, y mucho menos lo es el no entregar adicionales que está esperando, por eso es importante contar con herramientas que permitan al líder de RH ser claro y transparente con estos temas, de modo de no crear suspicacias, perjudicar la relación con el colaborador ni favorecer a la desmotivación de los equipos.
