Por Douglas Wallace, Gerente General, América Latina y El Caribe (Excepto Brasil y México) en Pure Storage
La gestión de programas une proyectos, dependencias, equipos y objetivos para ayudar a obtener resultados exitosos.
La gestión de programas a menudo aborda tanto la gestión de problemas como la de proyectos como componentes de un programa más amplio. También abarca aspectos de todo el negocio que van mucho más allá de ambas disciplinas. Al estar involucrado con los esfuerzos de servicios profesionales y experiencia del cliente, a menudo veo aquello genera resultados positivos.
Deconstruyendo la gestión de programas y el éxito de proyectos
Entonces, ¿qué es la gestión de programas y cómo contribuye a lograr los objetivos comerciales de maneras que la gestión de problemas y proyectos no puede? Los grandes programas de TI, como actualizaciones, mejoras de seguridad o transformaciones, son complejos. Los objetivos suelen ser de gran escala y los proyectos involucran muchos equipos y fases que pueden tener lugar a lo largo de varios años.
La gestión exitosa de programas aborda estas complejidades centrándose en estas tres áreas:
– Un enfoque holístico: esto implica trabajar en toda la organización e incluir a todas las partes interesadas necesarias, como TI, finanzas, servicios de datos y gestión ejecutiva. Se enfoca en las contribuciones y tareas de cada uno y desarrolla métricas para mostrar que se está trabajando hacia las metas generales del proyecto.
– Dependencias: los administradores de programas recurrentemente programan múltiples proyectos que se realizan simultáneamente. Estos, a menudo tienen dependencias entre sí.También analizan los objetivos comerciales y, de forma constante, se enfocan primero en las dependencias clave y/o los costos más grandes.
– Relaciones: al mirar a través de la organización, la gestión del programa establece la confianza de que todos los equipos tendrán voz en la ejecución y el resultado de este. Debido a que están involucrados en muchos proyectos, los gerentes de programa tienen la oportunidad de construir relaciones que pueden ayudarlos a romper los silos y lidiar con las dependencias que pueden generar demoras.
Por ejemplo, diferentes instituciones financieras alrededor del mundo han confiado en nosotros y han contratado a los administradores de programas profesionales para implementar programas en entornos de TI grandes y complejos. Adoptando un enfoque estratégico para la migración, comenzando con arreglos que ocupaban la mayor parte del espacio y que causaban la mayoría de los problemas de mantenimiento para ayudar a estas instituciones a lograr beneficios inmediatos y completar con éxito los proyectos.
Profundicemos un poco más. ¿Qué ofrece la gestión de programas que ayuda a todos los equipos involucrados en un esfuerzo grande o transformador?
– Una evaluación del entorno de TI en el contexto de los objetivos del proyecto: comúnmente existen objetivos a gran escala para una actualización o transformación de servicios de datos. Una evaluación objetiva inicial de la capacidad del proyecto para lograr los objetivos, a menudo identifica la necesidad de un programa con un alcance más amplio, que involucre a todos quienes están interesados en lograr estos objetivos.
– Un diseño arquitectónico: La simple actualización de la arquitectura existente con versiones más nuevas de los mismos sistemas puede hacer perder oportunidades de consolidación, automatización y mejoras de aplicaciones. De manera similar a la evaluación, un diseño arquitectónico completo identificará las dependencias y los problemas potenciales al principio del proceso y construirá operaciones de mitigación.
– Responsabilidad: un enfoque de gestión de proyectos a menudo difunde la responsabilidad entre varios proyectos. Los objetivos individuales de estos se expresan en términos técnicos estrictos y se logran en función de la finalización de una actividad específica. Pero ¿lograron los objetivos comerciales generales? La gestión de programas permite una escala más amplia de responsabilidad con respecto a los objetivos comerciales finales, ya sean ahorros de costos, nuevos servicios o transformación.
La principal objeción a la gestión de programas es la noción de que un alcance más amplio es innecesario y puede agregar tiempo, costo y complejidad. Va en contra de un enfoque de «simplemente hazlo». Eso puede ser cierto en algunos casos limitados, pero la realidad de TI de hoy es que la complejidad y los requisitos superpuestos a menudo hacen que cualquier actualización del servicio de datos sea más complicada de lo previsto originalmente.
Contar con el mejor aliado estratégico siempre será la mejor apuesta para ayudar a los negocios a saber cómo la gestión de programas puede impulsar a que sus próximas grandes iniciativas de TI sean un éxito.
