Según publica el portal bibiochile.cl Durante años las empresas y organizaciones han celebrado a los trabajadores con capacidad de multitasking o las multitareas, que básicamente es “realizar múltiples tareas de forma rápida y eficaz”. Sin embargo, estudios recientes no lo alaban tanto ni para el desempeño laboral ni para la salud mental.
Inicialmente, hablar de multitasking era común en el sector de data o informática, se refería al manejo del sistema operativo desde una habilidad de ejecutar varias tareas de forma simultáneas o intercaladas. Para lograr esto era necesario que el profesional contara con conocimientos que los hicieran cumplir los objetivos trazados.
Para los empleadores esto era prácticamente un sueño, pero diferentes estudios explican que el cerebro no permite realizar varias cosas a la vez, sino que necesita centrarse en una. ¿Entonces al ser multitasking se pierde la productividad?
Según Marc Bara, director del Master en Project Management de EAE Business School, las personas que suelen intentar cumplir varias funciones a la vez caen “en el error de dejar tareas a medias y luego retomarlas”.
Di no al multitasking
A nivel cerebral, el mustitasking requiera un gran gasto de energía, pues necesita estar reenfocando la atención muy frecuentemente, lo que hace perder tiempo, aumentar los riesgos de errores y disminuir la capacidad de ser creativos e innovadores, pues ello requiere de una concentración extendida, que requiere más tiempo, precisamente.
Paralelamente, crea una falsa sensación de productividad. “La multitarea productiva es un mito. No es una buena idea hablar por el celular mientras se conduce, al intentar centrarse en dos cosas a la vez, disminuirá el tiempo de reacción”, añadió Sherry Turkle, psicóloga y socióloga, a la revista Business Insider.
Sin embargo, el multitasking ya está implementado en nuestra vida diaria. Recibimos notificaciones constantemente por grupos de la empresa en WhatsApp, Teams, Meet, entre otras apps; además, se nos saturan las bandejas de correo electrónico, tenemos multitud de canales de información y estamos permanentemente conectados a una red que no para.
“Ese aumento de la conectividad y capacidad de multitarea que, a priori, podría parecer que nos hace más productivos en realidad conduce a menudo a todo lo contrario: estrés, baja concentración y poca productividad”, afirma Bara.
El estrés al ser un estado de alerta afecta también al resto del cuerpo, pues libera cortisol y adrenalina, qué combinados pueden ser como una bomba atómica para el cerebro. También puede existir una “disminución en su inteligencia emocional, que permiten resolver problemas laborales, ser elocuentes, entrar en debate o negociar, por poner algunos ejemplos”.
Hoy en día todo es inmediato. Existe un bombardeo de solicitudes, se cae en la trampa de la urgencia, en donde no se priorizan tareas de manera adecuada. Por un instante hay que parar y pensar, ¿por qué resulta tan difícil cumplir con la planificación?, ¿por qué hay tareas que pasan sin realizarse día tras día?
Esta es consecuencia de la inmediatez, uno de los conceptos más antiguos, pero que más se ha transformado. Todo es para ahora, se dejó de lado la planificación tradicional y se vive ‘apagando incendios’ o luchando contra la procrastinación, en otras palabras, en posponer tareas por pereza de hacerse.
Marc Bara de EAE Business School brinda algunos tips para ser más productivos en el trabajo:
1. Hacer un listado de tareas: se recomienda usar la metodología más amena, bien sea en un cuaderno o una herramienta online, los tableros son ideales para esto.
2. Definir objetivos: es fundamental establecer que se entrega por urgencia, lo que requiere de mayor atención y que demanda de mayor concentración.
3. Hacer uso de herramientas que permitan medir la importancia: una de las más recomendables es la matriz de Eisenhower, la cual permite organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia.
4. Aprender a decir que no: es importante hacer saber cuándo no se puede, no se alcanza, no se puede cumplir con el tiempo de entrega, para no sobrecargarse
5. Ponerse un foco en terminar lo que se empieza: es clave romper los cinco minutos, es decir, una vez se toma la decisión de ejecutar algo, hacerlo, una vez se empieza no se puede parar, lo ideal es iniciarlo.
6. Evaluar por qué se procrastina: muchas veces no es por ser perezoso, es que hay temas más urgentes. Es fundamental comprender por qué no se quiere hacer la tarea. Cuando una tarea es grande “tarea elefante” y no se sabe por dónde empezar, es recomendable descomponerla en partes claves. Vamos a hacer tareas pequeñas, para cumplir el objetivo.
Por ejemplo, voy a escribir un libro, voy a empezar con una sesión de ideas de una hora con un colega, así ya no me da pereza, me apetece empezar por escuchar la experiencia del otro
7. Sé consciente de la energía que tienes en el día: hay tareas que demandan más energía, por ejemplo, las que requieren crear estrategias, los días con mucha energía ponte en la tarea de esas que requieren creatividad.
8. Usa autocitas: esto te permitirá desarrollar la estrategia timeboxing, orientada a cumplir los objetivos para ayudarte a aumentar la productividad y evitar la procrastinación.
9. Toma tiempos de descanso: es importante desconectarse en los momentos adecuados, una sobrecarga te llevará a la saturación y a la frustración
10. Busca el equilibrio con el multitasking: ejecuta ejercicios para ayudar al cerebro a agrupar tareas, organizarlas, jerarquizarlas, saber desconectar, hacer listas visibles y, por ejemplo, aprovechar los tiempos muertos para reforzar la memorización.
