¿Sabes cuántas veces los clientes pierden la paciencia porque no logran contactarse con una persona de atención al cliente? Lo más seguro es que hayas perdido la cuenta y no lo sepas.
Y es que la mayoría de los usuarios piensan que se necesita mucho tiempo para poder tener una respuesta por parte de un agente o un miembro del equipo. Asimismo, muchos de ellos optan por simplemente no realizar una compra de forma online si llegan a tener una mala experiencia en cuanto a la atención al cliente. ¡Son oportunidades perdidas!
Por lo general, toda persona desea que su experiencia al comprar cualquier tipo de producto o servicio sea lo más placentera y tranquila posible, y más cuando se comunican con el equipo de soporte. En este artículo te hablamos de las bandejas de entrada compartidas y cómo pueden jugar un papel fundamental a la hora de hacer feliz a tus clientes existentes o convertir a los clientes potenciales.
¿Cuál es el propósito que tiene una bandeja de entrada compartida?
Una bandeja de entrada compartida es un sistema que permite recibir, enviar y almacenar mensajes electrónicos de diferentes plataformas y múltiples cuentas desde un solo lugar. Dentro de ella se incluyen todos los canales que tiene una empresa para poder comunicarse con todos los clientes que tiene, así como con los clientes potenciales.
Las bandejas de entrada compartidas vienen con distintas funciones en donde se busca mejorar la experiencia del cliente. En ella puedes encontrar bandeja de entrada de mensajes para redes sociales, chat en vivo, llamadas de audio y vídeo, notas privadas, navegación compartida, etc.
El propósito que tiene una bandeja de entrada compartida es que busca brindar la mayor eficacia y transparencia para los negocios. Al momento en que los canales de comunicación se encuentran centralizados, es el momento en que tu equipo de soporte comenzará a trabajar en conjunto, para así dar con el objetivo que deseas cumplir.
Beneficios de una bandeja compartida o administrador de correo
Siempre es vital que una compañía busque la manera de ofrecer respuestas que sean precisas y rápidas a cualquier pregunta que un cliente realice. Sin embargo, esto puede llegar a ser algo imposible si no cuentas con las herramientas adecuadas. Una bandeja de entrada compartida, también conocida como gestor de correos, puede ayudarte de las siguientes maneras:
- Tendrás una vista a todos los mensajes que envíen los clientes, sin importar desde dónde: Lo mágico de las bandejas de entrada compartida es que reúnen mensajes que provienen de diferentes canales en un solo lugar incluyendo mensajes directos de redes sociales, WhatsApp Business, Telegram Business, SMS, chatbots y por supuesto correos electrónicos tanto genéricos (cómo por ejemplo @gmail.com) cómo corporativos (los que tienen el nombre de tu dominio, cómo [email protected]). En esta guía sobre alojamientos web y dominios puedes aprender más sobre cómo funcionan los correos electrónicos con el dominio de tu empresa y cuáles hostings ofrecen tal servicio si aún no tienes uno; en este artículo te enseñamos cómo funciona WhatsApp Business en caso de que no estés familiarizado con él; y en este otro puedes aprender más del SMS marketing, una herramienta no muy comúnmente utilizada pero altamente efectiva.
- Se reducirá el tiempo de espera gracias a mensajes automatizados: Uno de los mayores problemas que tienen los clientes es que esperan que sus correos electrónicos sean respondidos en una hora, la bandeja de entrada compartida agiliza los tiempos de respuesta. Además, gracias a ella vas a poder enviar mensajes de forma automática y al instante si es necesario.
- Crecerá la transparencia en tu equipo de soporte: Por lo general, un gran problema que surge al trabajar en equipo es la transparencia. Con esta herramienta, los correos electrónicos estarán disponibles para el equipo completo. Así que, los agentes van a poder atender diferentes casos y varias personas pueden tener acceso a los mensajes.
- Puedes organizar los correos de forma sencilla: Con esta herramienta va a ser más fácil administrar y organizar los correos electrónicos. Debido a que los correos se podrán ver en la misma pantalla, podrás agregar etiquetas para cada cliente que tengas. De este modo los organizas de acuerdo al tipo de consulta que tenga la persona, la urgencia o el departamento.
- Podrás restringir los accesos: Con un solo buzón, el administrador puede configurar las opciones para otorgar permisos y roles. Se pueden llegar a crear diferentes usuarios y a la vez organizarlos en los equipos. Al hacer esto, vas a poder administrar las diferentes tareas y los permisos de una forma más fácil.
Considera una bandeja compartida para mejorar tu atención al cliente
Mientras tu negocio va creciendo, las necesidades que tienen las personas de atención al cliente también van a crecer. Es por ello necesario contar con un software que tenga función de bandeja compartida. Crisp.Chat, por ejemplo, es una excelente opción.
