En los e-mails, como en las conversaciones cara a cara, hay que saber que mantener las formas. Aunque las leyes de la comunicación por e-mail son, en su mayor parte, normas no escritas, ello no les resta validez y es necesario acatarlas si no queremos vernos metidos en situaciones comprometidas.
Para ponernos sobre la pista sobre lo que es y no es adecuado en la comunicación por correo electrónico, Ragan.com ha publicado las siguientes normas de etiqueta para los e-mails:
1. Escribir mensajes simples y claros. A la hora de redactar un e-mail, hay que atenerse a lo importante y evitar dar rodeos innecesarios. La utilización de frases cortas y listas simplifica además la lectura del e-mail por parte del destinatario.
2. Responder todas las preguntas y ser proactivo. De esta manera, se evita perder tiempo enviando y renviando correos electrónicos a terceros.
3. Responder rápidamente. Lo mejor es responder siempre en un plazo de 24 horas desde la recepción del e-mail.
4. Utilizar fórmulas de cortesía. Aunque se trate de un e-mail informal, es recomendable que éste incluya siempre las palabras “por favor” y “gracias”.
5. No descuidar la ortografía, la gramática y la puntuación. Lo contrario denota falta de profesionalidad.
6. No escribir todo en mayúsculas. Así se fomenta la claridad en la lectura del mensaje.
7. No utilizar fondos especiales, textos de colores y emoticonos. Estos elementos pueden resultar poco profesionales de cara al destinatario del e-mail.
8. Comprobar un par de veces las direcciones de los destinatarios y los documentos adjuntos. De este modo, evitaremos lamentarnos después por difundir información a los destinatarios equivocados.
9. Ser lo más claros posible en el asunto del mensaje. De esta manera, se evita que el destinatario ignore nuestros e-mails.
10. No enviar nunca un e-mail cuando estamos enfadados. Muy probablemente nos arrepintamos después de lo que hemos escrito.
11. No esconderse detrás de un e-mail en caso de conflicto. Si el conflicto es muy grave, hay que apostar por medios de comunicación más directos como el teléfono.
12. El tema principal del email debe ir en el asunto. De esta forma haremos que el receptor del mensaje no pierda el tiempo y conozca de forma inmediata el tema que vais a tratar.
13. Utilizar el campo CC para dejar claro al destinatario que el mensaje es para su información, pero no para que tome ningún tipo de acción a raíz de su recepción.
14. Emplear el campo CCO para grupos grandes de destinatarios.
15. Usar la fórmula “responder a todos” sólo cuando sea realmente apropiado.
16. Mostrar precaución a la hora de enviar archivos grandes. Es mejor consultar previamente con el destinatario la manera en que a éste le gustaría recibir el archivo.
17. Evitar el sarcasmo y las bromas. El e-mail no siempre es capaz de transmitir al destinatario el significado real de este tipo de humor.
Como ves a la hora de escribir un email debemos tener en cuenta varios aspectos relativos tanto a la forma como al contenido. Además en muchos casos tratamos con personas desconocidas, por lo que mediante ese email van a tener una primera impresión de ti o de tu empresa. Muchas empresas utilizan email marketing para crear imagen de marca y estar en comunicación con sus clientes.
Aunque escribir un email parece una tarea sencilla ¡No lo es!
