La organización de los ‘stakeholders’ en un negocio de innovación tecnológica, los stakeholders -conocidos como grupos interés o partes interesadas- son una parte esencial de cualquier negocio empresarial. De una buena y eficaz gestión, una comunicación fluida y una participación en la toma de decisiones se alcanza un equilibrio entre los responsables de los proyectos de negocio y las partes interesadas.
Además, es de suma importancia que exista un equilibrio entre todos los grupos de interés -pues cada uno de ellos tiene una vinculación más o menos directa con el negocio-, que se cumplan con los requisitos de las partes interesadas para conseguir su aceptación y conocer cuándo y cómo han de participar para alcanzar un proyecto con éxito.
En la actualidad, estas alianzas tienen un mayor peso en las empresas de innovación tecnológica y las empresas emergentes porque rápidamente surgen nuevas oportunidades de negocio con un período de caducidad cada vez más corto y hay que aprovecharlas en el momento.
Además, la utilización de las nuevas tecnologías permite la inmediatez a la hora de gestionar estas oportunidades.
El mapa de stakeholders es una representación gráfica en forma de esquema que contiene la información esencial para comprender fácilmente las relaciones de una empresa con cada uno de los grupos de interés.
Tanto la empresa como el stakeholder, con un golpe de vista, pueden ver las relaciones con otros entes interesados en el negocio empresarial, puede identificar las partes interesadas más representativas y las nuevas oportunidades de negocio.
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Este mapa es un esquema sencillo, visual y gráfico donde se identifican los grupos de interés y se formulan las nuevas estrategias que permiten aumentar las probabilidades de éxito.
Gracias a los stakeholders se hace realidad el diseño de una estrategia de producto o de servicio en base a las necesidades de aquellos grupos que sean más valiosos para la empresa.
Dando un paso más, la confección de este mapa es relativamente fácil siempre que se tengan determinadas las partes.
En una primera fase se definen cuáles son las diferentes partes interesadas en la empresa; y, además, se establece cuál es el motivo por el que el responsable del negocio considera que es así. Ha de ser un proceso colaborativo en el que participen todas las áreas de la empresa.
En una segunda fase, se deben mantener entrevistas con cada uno de ellos. Es necesario conocer en profundidad sus intereses, sus expectativas y sus necesidades y el camino correcto es el de realizar una investigación previa a la entrevista para obtener una información relevante. Cumplidas las dos primeras fases, la tercera consiste en identificar cuáles son los grupos importantes, los secundarios o los grupos de reparto.
Es decir, hay que jerarquizar por nivel de importancia y primar la lista que ha confeccionado cada área de negocio, lo que ayuda a encontrar la mejor ubicación de cada uno de ellos dentro del esquema del proyecto.
Y en la cuarta fase se decide qué tipo de mapa de stakeholders se quiere usar; y para ello, se distinguen dos alternativas:
1) El mapa circular, que es una representación gráfica en forma de círculo. En el centro se encuentra la empresa o el producto o el servicio. A partir de él, los stakeholders más relevantes se colocan en el interior del círculo. A medida que vayan perdiendo importancia, estos se ubican más alejados del centro.
2) La matriz interés-poder. Es una representación gráfica cuadrada que se divide en dos columnas y dos filas, de lo que resultan cuatro cuadrantes que se dividen en el nivel de poder (las filas) y en el nivel de interés (las columnas).
A su vez, los cuadrantes se dividen en: alto/bajo, (izquierda superior), alto/alto (derecha superior), bajo/bajo (izquierda inferior), y, bajo/alto (derecha inferior).
En mi opinión, el formato idóneo para optimizar la labor organizativa es el de matriz poder-interés. Se basa en dos medidores:
1) el parámetro es el nivel de interés de los stakeholders en el proyecto
2) el parámetro es la capacidad de influencia o el nivel de poder de éstos en el proyecto. Como resultado nacen cuatro cuadrantes que van a permitir evaluar la gestión que se hace sobre los grupos de interés.
Esta matriz sirve, pues, para determinar el nivel de compromiso adecuado que necesita el equipo del proyecto para ganarse la confianza y la aceptación de las partes interesadas.
El análisis de este cuadrante ha de ser dinámico ya que el grupo de interés que puede interesar en un momento de la vida del negocio, posteriormente no resulta tan interesante.
El cuadrante 1 (alto/bajo): Mantener a las partes interesadas satisfechas. Los stakeholder tienen un bajo nivel de interés en el negocio, pero mantienen un elevado nivel de poder para hacer que la actividad continúe o se detenga. Las reuniones tienen que ser ocasionales o esporádicas.
El cuadrante 2 (alto/alto). Gestionar de cerca a las partes interesadas. En este cuadrante la gestión ha de ser eficaz porque estos grupos tienen un alto nivel de poder y un alto nivel de interés. Son las personas más interesadas en que el negocio funcione y se obtengan resultados y, por eso, es preciso tener una comunicación directa y diaria con ellos, así como adquirir el compromiso de elaborar informes diarios y actualizaciones constantes.
El cuadrante 3 (bajo/bajo). Mínimo esfuerzo de las partes interesadas. En este cuadrante las partes interesadas tienen un nivel tanto de bajo poder como de interés en el proyecto, aunque es de advertir que en cualquier fase del mismo pueden ubicarse en otro cuadrante, por lo que se recomienda no olvidarse totalmente de ellos. Se requiere, un esfuerzo mínimo.
El cuadrante 4 (bajo/alto). Mantener a las partes interesadas informadas, representa un escenario formado por los stakeholders con un bajo nivel de poder pero que están muy interesados en el proyecto. El responsable no sólo debe tenerlos en cuenta, sino que tiene que mantenerlos informados con unas actualizaciones periódicas. Realmente, son los usuarios finales del proyecto.
En realidad, el resultado de elaborar un mapa de stakeholders es beneficioso para la empresa. Este tipo de esquemas permiten aclarar las ideas y conocer cuál es el estado de las relaciones de la empresa con el fin de mejorar el enfoque del proyecto iniciado o a consolidar.
