¿Alguna vez te ha pasado que te llega un pedido y no lo puedes entregar porque no está disponible en el almacén pero sí aparece registrado en stock? Tranquilo, ese fenómeno se llama inventario fantasma y es muy común; sin embargo, es importante detectarlo a tiempo para que no afecte demasiado tu punto de venta.
Principalmente, el inventario fantasma se da cuando hay stock registrado en el sistema de gestión del almacén, pero en realidad no se encuentra disponible en las estanterías del punto de venta. Este fenómeno se puede producir por distintas causas, las cuales te diremos más adelante.
Los inventarios fantasma pueden afectar gravemente el desempeño de tu marca ya que puede haber pedidos que sean aceptados pero no podrán ser entregados y, aunque el sistema detecte que si existe determinado producto, a la hora de entregarlo te darás cuenta de que en realidad la mercancía no está disponible.
Otra situación donde tu punto de venta se puede ver afectado es a la hora del reabastecimiento, ya que en los sistemas automatizados de control de inventario donde se generan órdenes de compra cuando una mercancía desciende a un nivel de stock determinado, el inventario fantasma que indica que hay más stock del que realmente está disponible provocará que dichas órdenes de compra no se generen y, por tanto, no sólo la mercancía no estará disponible para su venta, sino que los pedidos a proveedores para su reposición se detendrán.
Principales causas del inventario fantasma
Error al introducir los datos
Una de las principales causas por las que se puede llegar a tener inventario fantasma es por errar a la hora de introducir datos, ya que el sistema informático de control de inventario no reflejará la información de stock real. Esto último puede ser por un error en la entrada manual de datos o por no registrar o actualizar movimientos de mercancía.
Mercancía dañada
Otra causa común que provoca la existencia de inventarios fantasma es que la mercancía haya sufrido algún daño durante el transporte o en tareas de manutención. El sistema de gestión reflejará el stock pero dichos desperfectos, que hacen a la mercancía no apta para su venta, podrían no detectarse, o bien detectarse pero no registrarse.
Robo
Como lo mencionamos al principio, otra de las causas es por robo, tanto de clientes como del mismo personal de la tienda. Esto sucede especialmente en el sector retail, pues las estanterías están al alcance del público y de los encargados de vigilar el punto de venta. A la hora de que alguien roba algún producto, esa mercancía deja de estar disponible sin que el sistema informático de control de inventario lo detecte, por eso se considera como inventario fantasma.
¿Cómo prevenir el inventario fantasma?
Una de las soluciones que le ha funcionado últimamente a gran parte de la industria retail es automatizar sus almacenes, pues gran parte de los errores que desencadenan en inventarios fantasma son provocados por humanos.
Los almacenes automáticos permiten reducir drásticamente los niveles de errores. Los movimientos de mercancía se realizan mediante transelevadores, logrando así una mayor velocidad en las operaciones y alcanzando mayores densidades de almacenamiento, lo que hace que se minimizan los errores.
El inventario fantasma con mercancía perecedera
A la hora de trabajar con mercancía perecedera, se recomienda estar monitoreándolos de manera constante para checar que no caduquen, pues de lo contrario el control de inventario reflejaría stock que ya no es apto para su venta convirtiéndose en inventario fantasma.
Las estanterías dinámicas para pallets permiten un flujo FIFO, es decir, el primer producto que entra es el primero que sale. Las estanterías para picking dinámico proporcionan el flujo FIFO para cargas medias y ligeras.
Cabe destacar que por mucho que se intente evitarlo, tarde o temprano todo almacén acabará teniendo que lidiar con inventario fantasma. En última instancia, la única solución para corregirlo es realizar un recuento de la mercancía.
En la actualidad, ya se están comenzando a aplicar modelos estadísticos, inteligencia artificial y machine learning para reducir lo más que se pueda el inventario fantasma o bien, detectarlo con mayor facilidad.
Dicho lo anterior, podemos concluir que es necesario minimizar el inventario fantasma para evitar pérdidas, tanto económicas como de clientes. Recuerda que automatizar los almacenes es de gran ayuda para reducir los errores, sobre todo los que son provocados por humanos.
