Uno de los grandes desafíos de la cuarentena es mantener el ritmo y el contacto con los equipos que ahora están trabajando desde casa. Hacer la gestión home office, voz inglesa que se ha colado en nuestro repertorio, exige que tanto líderes como equipos tengan miren el escenario actual con nuevos ojos, ya que se necesita aún más sinergia para garantizar los resultados.
Comunicación, organización y planificación son tres pilares fundamentales durante la crisis del coronavirus. Así que en este post les ofrecemos consejos a quienes tienen que gestionar un equipo mientras trabajan desde casa.
Continúa leyendo para descubrir más sobre:
- desafíos del home office para el equipo
- la importancia de la gestión de personas
- cómo comunicarte con los equipos que están en campo
- herramientas para que el periodo sea más productivo
GESTIÓN ROMETA, EL GRAN DESAFÍO
“Las personas a cargo de la gestión están enfrentándose a algo muy desafiante. Lo que sí es cierto es que el escenario que ellos están enfrentando hoy es un reflejo de su perfil de liderazgo en el ambiente que no era online. Si yo soy un gestora que construye confianza (cuando no se está trabajando en modo remoto), probablemente esa experiencia (de trabajo online) será más productiva.
La frase anterior es de Renata Bidone, consultora especializada en capacitación y desarrollo de equipos y líderes. Ella sostuvo una charla con nosotros y les trae tips y consejos a los líderes que están enfrentando el desafío de realizar la gestión a distancia.
TU EXPERIENCIA NECESITA SER PRODUCTIVA
Antes de pensar en el trabajo con el equipo, la gestión debe fijarse en la planificación. Renata observa que todo se intensificó con la nueva realidad. Sin embargo, las orientaciones son muy parecidas con el día a día en la oficina.
“El gestor tiene que organizarse primero. Es necesario tomarse una pausa y crear una rutina para sí, preocuparse primero por su planificación. Y a partir de eso, contribuir con el equipo y establecer las entregas que se esperan de cada persona.”
El primer paso es: ¡organízate!
Está disponible
Como comentamos al inicio de este texto, una de las palabras clave para el momento es comunicación. En este sentido, Renata afirma que líderes tienen que mostrar que están disponibles para intercambiar ideas y entablar conversaciones. En periodos tan sensibles, muchas veces es necesario aconsejar al equipo sobre cómo se puede enfrentar el momento.
“El líder eligió el rol de ser líder, así que tiene la responsabilidad de ser el continente, ser la tierra firme del empleado. Es necesario ayudar a esa persona a encontrar nuevas competencias y prepararlo para la vida como un todo”, observa Renata.
Así que el paso es comunicarse con todo el equipo sobre su presencia y de qué forma todos pueden ponerse en contacto para conversar y aclarar las eventuales dudas.
Condiciones para el trabajo en casa
Quien está en home office se enfrenta al reto de dividir el tiempo que debe estar concentrado en las actividades de trabajo con las distracciones propias del hogar. Hijos que están siendo educados en familia, la presencia de los padres, esposo o esposa, y hasta las funciones del día a día, como cocinar y lavar ropa.
Todos estos factores interfieren en la productividad del empleado. Por eso los líderes deben conversar para entender en qué momentos esa persona será más productiva y cómo lo podrá hacer. “Tal vez con ese escenario alguien prefiera trabajar durante la noche o en un horario diferente del habitual. Se debe conversar sobre eso y, además, el líder debe apersonarse de cada caso con toda la comprensión del caso. Tiene que haber flexibilidad para que haya productividad”, apunta Renata.
Otro aspecto en el que debemos fijarnos son los momentos de descanso. Es importante hablar con el equipo sobre hacer pausas para las comidas del día y no trabajar de forma excesiva Muchas veces es difícil limitar la cantidad de horas trabajadas estando en casa. Por eso es tan importante concentrarse en el equipo y, más una vez, que la comunicación sea sólida.
En este sentido, Renata aconseja que los profesionales que ocupen cargos de liderazgo tengan en cuenta a las personas que están construyendo buenas prácticas en home office y las incentive para que compartan su experiencia con el equipo.
Mantén (y crea nuevas) rutinas con el equipo
Una vez más, para mantener la organización, planificación y ejecución de las actividades previstas en el periodo de cuarentena, la comunicación es primordial. Tener reuniones colectivas e individuales es una estrategia válida no solamente para los momentos de distanciamiento social. “Quienes todavía no hayan instaurado esos rituales en su equipo, aquí tienen una excelente oportunidad para crearlos”, garantiza Renata.
La consultora también destaca que los rituales son esenciales para que las personas puedan verse y mantenerse conectadas. Para eso, incentiva las reuniones usando videollamadas, ya que estas permiten que haya un mayor contacto entre todos.
“Es importante recordar que no todas las personas están preparadas para reuniones bajo este formato. Si el líder identifica que hay una persona más introspectiva o tímida, el primer paso es prepararla, hablar antes con esa persona y ayudarla a que tenga una mejor experiencia. Pregúntale qué sería lo más cómodo y explícale por qué es importante que esa reunión ocurra”, refuerza la consultora.
Los rituales del equipo también necesitan comenzar de una forma diferente y no enfocarse solamente en la pauta de trabajo. Para Renata es imprescindible permitir que las personas hablen un poco de sí mismas, que cuenten sus experiencias del teletrabajo. “Ese espacio también es para compartir buenas prácticas”, resume.
Solicitudes efectivas
Se deben redoblar los cuidados para todo aquello que sea solicitado al equipo que está trabajando en modo remoto. La consultora explica que, en el trabajo a distancia, se pierde la lectura del lenguaje corporal de la persona. “Cuando alguien me pide algo personalmente, puedo ver cómo esa persona está hablando, veo si demuestra que le quedó alguna duda o si esa solicitud le causa alguna irritación. Ese lenguaje corporal se pierde en el trabajo remoto. Por esa razón las solicitudes deben ser efectivas.”
Para eso Renata nos aconseja que los líderes hagan las solicitaciones dejando claro lo siguiente:
- qué se debe hacer
- para cuándo debe ser realizado (y observar si hay alguna necesidad de hacer algún nuevo acuerdo con relación a plazos)
- explicar por qué se debe hacer
- tener cuidado a la hora de transmitir la información (por ejemplo: si el informe debe ser entregado en un formato específico, hay que especificarlo desde un comienzo para evitar ruidos en la comunicación y retrabajo)
- y finalmente: mantener una línea de comunicación abierta para aclarar las eventuales dudas
CONSEJO EXTRA: HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN, GESTIÓN Y COMUNICACIÓN
Este momento exige aún más organización. Por eso quienes están en el back office deben aprovechar las herramientas que facilitan la gestión y también el momento de encuentro virtual de los equipos.
Trello – tú ya sabes que gestionar proyectos requiere mucha organización y metodología. Para facilitar estos procesos, nuestra recomendación es usar Trello. Disponible como aplicación para smartphones y en versiones para escritorio, el tablero virtual te permite monitorear las tareas de todo el equipo. Es posible registrar actividades, crear tarjetas y establecer plazos para las entregas y responsabilidades de cada persona. Trello también puede ser utilizado como agenda y hay una buena serie de “extensiones” que sirven para gestionar y optimizar el tiempo de cada tarea.
Google Calendar – las funcionalidades de Google Calendar pueden mantener tu rutina de reuniones con el equipo en home office. Al programar una reunión, todos los participantes seleccionados reciben la invitación, además de una notificación antes de que comience el evento. También puedes usar Google Calendar para añadir acciones importantes y fechas relevantes para tu negocio, compartiendo esos registros con todo el equipo.
Zoom y Google Hangouts – Para que la estrategia de mantener las reuniones y la gestión remota sea todo un éxito, cuenta con la ayuda de herramientas como Zoom o Google Hangouts. Ambos sistemas cuentan con versiones gratuitas. Las dos te permiten reunir a tu equipo para tener conversaciones en video.
Para que tu reunión virtual sea un hit, anota también estos tips:
- Prueba la cámara y el micrófono antes de comenzar
- Elige un lugar iluminado y tranquilo para hacer la reunión
- Prepara el orden del día para facilitar el progreso de la reunión
- Estimula a que todos hablen durante el encuentro virtual
Archivos compartidos – para que nada se pierda en este periodo de trabajo remoto, incentiva a tu equipo a que compartan en la nube los archivos de los proyectos en los que están trabajando.
Esa forma de almacenamiento garantiza que los documentos estén guardados y que todos puedan trabajan en conjunto. Para eso, nuestra recomendación es que uses Google Drive, que ofrece el recurso de forma segura y muestra las modificaciones en tiempo real, evitando los problemas que surgen cuando muchas personas están editando el mismo documento simultáneamente.
Si necesitas transferir archivos grandes, como videos y fotos, recomendamos DropBox, WeTransfer, 4Shared y SendSpace.
PRODUCTIVIDADE Y PLANIFICACIÓN: LAS PALABRAS CLAVES DEL MOMENTO
Al inicio hablamos sobre cómo es importante mantener una buena comunicación, organización y planificación para poder realizar una buena gestión durante el periodo de trabajo remoto. De estos temas ya hemos llamado la atención sobre la comunicación y la organización.
Ahora ha llegado el momento de la planificación y de la ejecución del trabajo de tu equipo. Recuerda: todo está interconectado. Si no te comunicas bien y las cosas no están organizadas, vas a enfrentar desafíos mucho más grandes durante esta cuarentena.
Con la pandemia, la gran preocupación del trade marketing está en garantizar que las tiendas permanezcan abastecidas. Para tal, los promotores de venta deben realizar acciones acertadas y enfocarse en la productividad.
Esa estrategia comienza incluso antes de que el promotor salga a trabajar. Más que nunca, el itinerario elaborado por el back office debe estar optimizado, garantizando que pueda desplazarse de forma fácil entre un PDV y otro.
Las encuestas también deben ser elaboradas por el equipo interno pensando en agilidad. Más que conquistar exhibiciones adicionales, es fundamental tener seguridad de que el producto está en la góndola y si hay stock disponible. Para eso, cuenta con el soporte de aplicaciones que te van a dar seguridad para tomar decisiones rápidas y no pierdas tiempo precioso.
DEL ITINERARIO A LA INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL EN EL TELETRABAJO
Involves Stage es un gran aliado del trade marketing en la crisis del Covid-19. Tanto para los promotores de venta como para los equipos que está trabajando desde sus casas. Usando el software, el promotor puede reportar rápidamente la situación de cada tienda, proporcionando insights para el equipo interno.
Con Involves Stage el trabajo en el PDV se puede hacer en cuestión de minutos, prescindiendo de una infinidad de planillas y datos en papel que solo podrían ser entregados al equipo de back office al final del día. Con el celular en manos (a propósito, ¿ya leíste nuestros consejos sobre cómo limpiar el celular para prevenir el coronavirus?) esa información es entregada al instante.
A modo de ejemplo, el equipo interno puede definir acciones inmediatas en caso de aumento o reducción repentino del precio, y también situaciones de quiebre de stock.
Involves Stage permite adecuar los itinerarios de visita de acuerdo con las necesidades, y puedes consultar, por ejemplo, si se están cumpliendo los horarios indicados. Muchas tiendas están limitando el tiempo de los promotores con el objetivo de reducir las probabilidades de contaminación.
Todo el contacto con los equipos internos y externos es esencial en la gestión de periodos de home office. Para eso cuenta con todo el soporte de Involves Stage para tu estrategia de trade marketing en el periodo de cuarentena.
