Organizar el correo electrónico es algo fundamental para aumentar la productividad laboral, ya que muchas veces podemos entrar a nuestro correo electrónico y podemos durar horas en el viendo tal vez correos que no son prioridad o no debemos estar al revisándolos en ciertos momentos.
Ahora el Cofundador de soluble studio Ismael Barros, una tarde mientras revisaba su bandeja de correo una amiga vio como lo tenia organizado y le gusto tanto que implemento la misma técnica. La cual se basa en una serie de etiquetas que con la ayuda de los filtros se van colocando automáticamente y en otras ocasiones se las coloca de una forma manual esto con el fin de que al el entrar en su cuenta de correo pueda ver rápidamente que correos debe revisar primero y cuales puede dejar para más tarde.
Personalización según Ismael.
Para comenzar tiene dos grupos de etiquetas, la primera es “Generales” y la segunda “Organización”, La primera etiqueta la utiliza para archivar correos que vienen de los distintos buzones de soluble studio, esta etiqueta tiene aplicado un filtro que cuando llega un correo de estas direcciones no lo coloca en la bandeja de entrada si no que lo archiva para el revisarlos más tardes.
En la segunda etiqueta la usa para organizar los correos que el permite que entren en su bandeja de entrada en este caso el utiliza 6 etiquetas las cuales son.
Etiquetas de la bandeja de entrada
›› Seguir – esta etiqueta puede ser la que tiene mayor importancia ya que es la que representa las cadenas de correo que no han sigo cerradas o no se ha completado la tarea que demanda esa conversación, con ella puede entrar y ver rápidamente que tiene pendiente y a que conversaciones debe centrarle si tiempo con mayor prioridad.
+ Leads – Esta etiqueta representa algo importante en su negocio ya que el debe estar al pendiente de todos los leads que llegan esta etiqueta se les coloca a las conversaciones con gente que se interesa por su trabajo.
¬ Delegado – En este caso la etiqueta delegado son los correos donde esta en copia pero hay alguien más a cargo de el así que puede tomarse su tiempo y verlo más tarde.
√ Resuelto – Para la etiqueta de resuelto como su nombre lo indica se les coloca a los correos que ya se leyeron y se resolvió lo que había que hacer con él, Ismael comenta que es muy estricto con esta etiqueta y la coloca cuando realmente ya esta lista la tarea ya que al estar marcada con verde es más difícil volver a mirar que realmente este cerrado.
∞ Recurrente – Esta etiqueta la utiliza para marcar los mensajes que contienen recursos los cuales usara recurrentemente durante el proyecto que estén realizando.
¥ Nevera – Esta etiqueta le da un uso algo particular ya que el explica que muchas veces hay conversaciones que no se han completado, pero tampoco están en desarrollo así que el las coloca en nevera para luego retomarlas.
Combinación de etiquetas.
Ismael nos explica que además de tener estas etiquetas para organizar su correo electrónico el las combina para así poder cubrir todos los posibles escenarios en los que el puede encontrarse día a día y algunos ejemplos de ellos son los siguientes:
›› Seguir ¬ Delegado
›› Seguir ∞ Recurrente
+ Leads ›› Seguir
¬ Delegado + Leads
+ Leads √ Resuelto
¥ Nevera + Leads
√ Resuelto ∞ Recurrente
Mi personalización
Como ya sabemos esto es algo que le funciona para organizar el correo electrónico de él pero no es un reglamento que haya que cumplir cada etiqueta la puedes personalizar y manejarla a la opción que mas se adapte a tus necesidades en mi caso no uso las 6 y para comenzar he colocado algunas que me ayudaron bastante para ver mejor que tengo en mi bandeja de entrada.
Lo primero que hice fue crearme un filtro el cual todos los correos provenientes de mi trabajo les coloca una etiqueta llamada “TRABAJO” esto con el fin de identificar dichos correos.
La segunda etiqueta que coloque fue la de “RESPONDER” en ella coloco conversaciones las cuales debo responder ya que no siempre es así, algunas veces llegan notificaciones o solamente un correo de información general el cual no es necesario una respuesta y para que no se me pierda de la vista los correos que debo responder le asigno esta etiqueta.
La tercera y ultima etiqueta que tengo por el momento se titula “RESPONDIDO” que podrás intuir muy fácil mente de que trata, ella se la asigno para identificar los correos que ya respondí.
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