Homologación de proveedores: ¿Una oportunidad para crecer?

 

Contar con un estándar común entre los proveedores es una de las formas que las empresas han asumidos para disminuir sus riesgos operacional. Contar con el “socio” indicado es fundamental para garantizar un buen servicio. Así, también la homologación se ha transformado en una oportunidad para empresa proveedoras y Pymes de abrirse a nuevos, competitivos y exigentes mercados.

Durante enero, expertos consultados por el Banco Central de Chile proyectaron en un 2,1% el nivel de crecimiento económico del país en 2016; una cifra que se explicaría por el complicado panorama internacional y, a nivel interno, por los bajos niveles de consumo e inversión. Ambos factores serían las causas de la lenta marcha de la economía chilena e incluso los expertos han recortado en dos décimas su previsión de crecimiento para el 2017, desde un 3,0 a un 2,8%.

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Las cifras expuestas vienen a alertar acerca de las complejidades que deberán afrontar los actores del mercado, cualquiera sea su rubro. Lo cierto es que estos son tiempos difíciles, y para encontrar ventajas en escenarios complejos es necesario implementar estrategias que permitan generar ahorros y eficiencias. Pero ¿hacia dónde debo mirar? ¿Cuáles son los eslabones de la cadena en la cual puedo generar eficiencias de costos?

En la búsqueda de estas respuestas, un actor relevante de la Supply Chain cobra importancia, nos referimos a los Proveedores y es que éstos son un eslabón crítico y esencial en la cadena de valor de nuestros productos y/o servicios, y saber elegirlos se convierte así en un objetivo primordial de los responsables de operaciones y compras.

En la elección de los proveedores, muchas veces confluyen aspectos como: La tradición, la costumbre e incluso la casualidad comercial, vale decir con ello que en ocasiones ‘no se tiene claro el por qué elegimos a tal o cual proveedor”. En este sentido, disponer de un sistema estructurado de evaluación, selección y homologación de proveedores es disponer de una herramienta clave en nuestra cadena de suministro, es tener una mirada estratégica hacia la acción de comprar o abastecerse, buscando al mejor partner para crecer.

La importancia de homologar

Como introducción al concepto de Homologación de Proveedores y su despliegue en el mercado nacional, Juan Pablo Berrios, Gerente de Compras, Logística y Calidad de Proveedores en GRUPO CGE y Director del Supply Chain Council Chile explicó que “en Chile esta es una estrategia presente principalmente en empresas de gran envergadura, multinacionales de consumo masivo, empresas mineras, de construcción o empresas de responsabilidad social que entienden la relevancia de ver al proveedor como un aliado estratégico del negocio”.

Pero, en qué se basa esta alianza. Según lo expresado por Juan Pablo Gimeno, Director Ejecutivo de la Consultora Cyliani, “la homologación de proveedores como estrategia o buena práctica empresarial, básicamente implica poner en marcha una metodología o proceso que permita comparar las competencias técnicas que tienen distintos proveedores para entregar el servicio que dicen proveer. De una forma objetiva y cuantificable”.

Así, según lo expuesto por Gimeno, la importancia de Homologar radica en que podemos tener cierta certeza de aquello que es capaz de ofrecer el proveedor, lo que a su vez nos permite evaluar el riesgo y las ventajas de trabajar con él.

“Homologar tiene que ver con el concepto de disminuir los riesgos. Al asegurarme que estos proveedores son verdaderamente capaces de entregar un servicio acorde a mis requerimientos, como comprador disminuyo el riesgo a nivel operativo. A ello se suma el hecho de que puedo lograr importantes economías si logro una buena negociación”, sostuvo.

Pero la homologación puede ir más allá de las competencias técnicas que pueda certificar el proveedor. En este punto, Berrios destacó que “además de constatar las competencias técnicas de los proveedores, el proceso de Homologación apunta a establecer aquellos puntos de concordancia que se tienen con estas empresas”. No se trata sólo de poder decir ‘puedo hacer esto’ sino también de saber ‘cómo lo hacen’”.

Así las cosas, “si una empresa desarrolla procesos amigables con el medio ambiente, por ejemplo comparte contigo la importancia de temas como la higiene y seguridad de los proceso, es una empresa que tendrá puntos a favor en una eventual licitación. Tú quieres trabajar con esa empresa, porque comparten ciertos valores esenciales para tu operación. Quieres que esa empresa te acompañe y que sean rentables juntos, que acompañe tus iniciativas de eficiencia siendo ella también más eficiente”.

En este punto, Gimeno sostuvo que “sobre todo en las empresas de Responsabilidad Social se define como parte de su lineamiento estratégico ser amigable con el medio ambiente, por ejemplo, y para poder cumplir con eso deberán llevarlo hasta sus proveedores. Así, para una gran empresa el tema de la homologación se puede transformar en una obligación, dada una declaración previa que puede estar dada a nivel estratégico y eso se debe “bajar” hasta sus proveedores. Con esto hablamos más de imagen corporativa. Uno ve que los proveedores de las grandes empresas están cada vez más preocupados no sólo de lo que entregan, sino también en cómo lo hacen. Por lo tanto, para el cliente existe la necesidad de interiorizarse de las prácticas de sus proveedores”.

Una herramienta de control

Si bien la compatibilidad es un aspecto a destacar, la ventaja relacionada al control de los costos es otro aspecto relevante en torno a la Homologación de Proveedores. En este punto, Gimeno señaló que con la Homologación, “no solo se busca disminuir los riesgos en el abastecimiento, sino también entender la estructura de costos de cada proveedor, de tal manera que se pueda ajustar aún más sus ofertas y poder, por ejemplo, negociar de la mejor forma”.

A este respecto, a modo de ejemplo, Juan Pablo Berrios explicó que en el ámbito logístico en muchas empresas la externalización del transporte se beneficia de la homologación. “Hay muchas empresas que erróneamente piensan que estando a la cotización spot logran tener costos de transporte menores, pero a la larga eso se transforma en un tema muy ineficiente por los costos ocultos. En la medida en que cambias el esquema y negocias un contrato, con especificaciones técnicas explícitas, con una licitación seria, puedes lograr no sólo acuerdos de niveles de servicios adecuados (SLA), sino también una tarifa más eficiente a largo plazo”.

En tanto, cabe preguntarse si esta estrategia es beneficiosa para el propio proveedor. A este respecto, Gimeno sostuvo que “inicialmente, para un proveedor la homologación puede sonar poco atractiva, pero a la larga tiene beneficios tangibles, tales como: poder acceder a un mayor número de compradores y también puede optar por contratos largo plazo, ya que con la homologación el cliente espera proyectar esa relación comercial”.

Igual análisis hizo Berrios, considerando además que las empresas que optan por este sistema procuran ofrecer a los proveedores relaciones de largo plazo. “Como en toda industria hay proveedores de alta gama que vienen de vuelta con este tema, tienen certificaciones y líneas profesionalizadas en estas materias. Pero también tienes a las pymes que no cumplen con ciertos parámetros, porque nunca se les han exigidos. No obstante, al ser homologado el proveedor pasa a una nueva categoría de manejo de estándares mínimos de seguridad y esos estándares representan otro costo”.

Al mismo tiempo, el Presidente de SCC, agregó que “la empresa debe estar dispuesta a sumir el incremento del costo y las áreas de compra deben ser buenos negociadores para ofrecer a una empresa que va a hacer una inversión un buen trato, que les permita amortizar la inversión y retornos”.

Cómo hacerlo

Ahora bien, entendida la estrategia es importante saber cómo se puede poner en marcha, considerando que cada industria tiene necesidades específicas y cada empresa tiene requerimientos propios. Así, la industria minera generará diferentes estándares o requisitos de homologación para sus proveedores, muy diferentes a los requisitos que exigen industrias como el retail o la alimentación.

No obstante, existen ciertas claves metodológicas estándar para generar el proceso, tales como: identificar los criterios de selección que se adecuen más a las necesidades globales del negocio; evaluar las competencias de los proveedores según los criterios que hayamos establecido; y establecer un sistema claro de selección que permita llegar al final de la negociación a los proveedores más competitivos.

A este respecto, Gimeno explicó que en general existen diferentes metodologías para iniciar un proceso de Homologación de Proveedores. “una de estas fórmulas implica la asesoría externa, que consiste en buscar a un tercero –una empresa que no tenga relación con los proveedores- que se encargue de certificarme a mí (como comprador) que esa empresa tiene la capacidad suficiente para entregar el servicio o producto que yo requiero”. Estas asesorías pueden variar respecto del nivel de participación en el proceso, es decir, pueden desde apoyar el diseño de un formulario de Homologación hasta sondear en el mercado las alternativas de proveedores; todo dependerá de qué es lo que el mandante necesite.

Por otra parte, sostuvo Gimeno, “en ocasiones es la propia empresa la que establece los requisitos y normativas de tal forma que pueda encausar la certificación de sus proveedores. No obstante, la tendencia que se observa –sobre todo en las grandes empresas- es la contratación de un tercero (empresa que certifica) principalmente por la independencia que tienen a la hora de medir”.

El desafío Pyme

“Lo importante es que la Homologación es una buena práctica que beneficia tanto al proveedor como al cliente”, sostuvo Berrios, tras lo cual es significativo establecer el impacto que esta práctica puede tener en las Pymes. ¿Es una oportunidad o una traba?
Para el Presidente del SCCC, la respuesta apunta hacia la Oportunidad. Hoy el desafío para las Pymes es claro, crecer o desvanecerse. “Si la empresa lo ve como una oportunidad de crecer, de posicionarse en el mercado con un estándar técnico y profesional más alto podrá enfrentar el proceso de forma exitosa. Claramente, existe un tema de inversión que no es menor, pero también se abre una gama de nuevas posibilidades de negocio que de otra forma serían imposibles”.

A este respecto, Juan Pablo Gimeno acordó que “para las Pymes el concepto de homologación puede ser una barrera para poder acceder a determinados negocios, pero no es fácil dar el paso, porque implica una inversión y mucho trabajo. En Chile, por ejemplo, poder ingresar a portales como Chile Proveedores implica varios requisitos difíciles de alcanzar. No obstante, es justo decir que una vez que están dentro, se abre un espacio de relación con un gran número de empresas, los mercados y las oportunidades de negocio amplían, pero para eso deben saltar las vallas”.

Entonces, ¿qué es lo que debe evaluar la Pyme para iniciar un proceso de Homologación o certificación de sus servicios? En opinión de Gimeno, una de las primeras acciones para ingresar a este mundo es plantearse claramente cuál es su mercado objetivo “y ahí ver si vale la pena hacer los esfuerzos de este proceso. Sin embargo, si su mercado objetivo es, por ejemplo, el sector público o el minero deberán hacer los esfuerzos para ingresar a esos sistemas de proveedores”.

Con todo, elegir a los compañeros de viaje es siempre una tarea difícil e importante. A nivel empresarial, también. Una mala elección nos puede llevar a perder ventas, imagen y posición en el mercado, mientras que una buena nos facilita el camino comercial y beneficia estratégica y económicamente a ambas partes.

Fuente: Revista Logistec.


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