Pasos a seguir para optimizar sus operaciones laborales y garantizar el cumplimiento de la Gestión de Fuerza Laboral
¿Qué es la Generación Predictiva de Horarios?
La generación predictiva de horarios de trabajo está ganando fuerza a lo largo de América Latina, teniendo en cuenta las variaciones constantes de las leyes laborales. Esto significa que adaptar las prácticas de generación de horarios para cumplir tales leyes, se está convirtiendo rápidamente en una nueva realidad para los retailers.
La generación predictiva trata los problemas que surgen cuando los horarios de trabajo de los empleados cambian con frecuencia y sin aviso, convirtiéndose en un reto para los empleados, al no poder planear con anticipación o mantener un equilibrio entre su trabajo y su vida personal. En vez de preocuparse por cuántas horas les liquidarán o si tendrán que programar quién les cuide los niños, la generación predictiva garantiza que los horarios sean confiables y confirmados con anticipación.
Para lograr esto, se requiere que las empresas que utilizan fuerza laboral de medio tiempo o tiempo parcial publiquen los horarios de trabajo con días o semanas de anticipación.
Al hacerlo, se benefician tanto los retailers como los empleados. Las tiendas con horarios de trabajo más estables logran aumentos de productividad de hasta 5% así como aumentos en las ventas de hasta 7%. Proporcionarle a los empleados horarios más estables, ayuda también a aumentar la retención de los mismos, lo que le puede ahorrar a los retailers miles de dólares, que de otra manera tendrían que gastar para capacitar empleados nuevos, cuando los otros renuncien.
La Complejidad de la Generación Predictiva de Horarios
A lo largo de América Latina, se están presentando algunas de las siguientes situaciones:
1.- A los empleados, se les está pagando por disponibilidad, si están libres para trabajar, independientemente de si los programan o no.
2.- A los empleados se les debe pagar, si el empleador cambia su horario de trabajo a último minuto.
3.- Los empleados deben tener acceso a sus horarios de trabajo, con anticipación.
Monitorear los horarios de trabajo, las multas por incumplimiento de las leyes laborales y otros factores críticos puede ser complicado. Es por eso que los retailers deben buscar soluciones a estos temas.
Satisfacer el Reto de la Generación Predictiva de Horarios
Los procesos de generación de horarios de trabajo que utilizan hojas de cálculo y/o papel y lápiz son cada vez más difíciles de mantener y las cambiantes leyes laborales los hacen incluso más ineficientes.
Con la Gestión de la Fuerza Laboral y el Autoservicio del Empleado, estos procesos anticuados se pueden actualizar, para satisfacer el reto de la generación predictiva de horarios. Un sistema de programación optimizada facilita el proceso de ajustar y optimizar los horarios de trabajo generados por un sistema, mientras que una solución de Autoservicio del Empleado, les comunica de manera efectiva los horarios de trabajo.
Estas soluciones reducen el error humano y garantizan que los horarios de trabajo generados por el sistema sean tan ajustados como sea posible, evitando que los retailers deban pagar grandes sumas en multas y pagos predecibles.
Un sistema de Generación de Horarios de Trabajo optimizados también ayuda al mantenimiento de registros necesarios para dar cumplimiento a tales leyes. Mientras que algunos países exigen x meses/años de mantenimiento de registros, en lugar de guardar carpetas llenas de horarios en papel, los horarios de trabajo digitales se pueden almacenar y organizar con mayor facilidad, reduciendo el riesgo de incumplimiento por tener registros incompletos.
Generar pronósticos de mano de obra altamente precisos también es fundamental para minimizar los cambios de horarios a último minuto y con las posibles multas asociadas, pronósticos correctos permiten ahorran mucho más en gasto laboral que antes. La Gestión de Fuerza Laboral no sólo incluye contabilizar el tráfico de clientes, patrones de clima y otros factores externos, sino también las preferencias, disponibilidad y competencias de los empleados. Cuando todos estos factores se toman en cuenta en la generación de horarios de trabajo, hay menos cambios de horarios, menos desalineaciones entre la carga de trabajo y de tareas, y menos ausencias de los empleados. Esto evita que los retailers incurran en multas, como resultado de su incumplimiento.
Solucionando el Problema Laboral de los Retailers
La programación predictiva es sólo uno de los muchos retos que enfrentan los retailers hoy en días. Además de cumplir con un amplio rango de leyes laborales, deben restringir el gasto de personal optimizando sus procesos de generación de horarios de trabajo y garantizando que la gente correcta se programe para ejecutar las tareas más críticas.
Esto significa que los retailers necesitan un sistema de Gestión de la Fuerza Laboral que no sólo mejore la generación de horarios de trabajo, sino que también interactúe, sin inconvenientes, con la Gestión de Tareas (Task Management), la Auditoría en Tienda (Store Walk) y otros sistemas de mensajería. Los horarios de trabajo son inútiles, si no tienen en cuenta todas las tareas que deben realizarse en una tienda, ya sea que se generen desde el corporativo, la tienda o los sistemas del Internet de las Cosas (IoT). Cualquier solución está incompleta si no tiene en cuenta todas estas variables.
Una plataforma única de soluciones para retailers puede ayudar a los retailers a solucionar este gran problema laboral. Esto optimiza los procesos de generación de horarios de trabajo al tiempo que ofrece una visibilidad completa de lo que se debe hacer, en cualquier momento, en la tienda. Los beneficios de este enfoque son muchos: los horarios de trabajo son aún más ajustados, las tasas de finalización de tareas se disparan, los temas de incumplimiento que se encuentran durante las auditorías de la tienda se arreglan rápidamente, y los empleados en tienda pueden brindar una mejor experiencia al cliente y aumentar las ventas.
Conclusión
Es imperativo encontrar soluciones para manejar la generación predictiva de horarios. Con cada vez leyes laborales más complejas y estrictas, es necesario encontrar herramientas que tengan en cuenta tales leyes y garanticen su cumplimiento.
Una plataforma única de soluciones de retail le entrega a los retailers la capacidad no sólo de cumplir con las leyes laborales sino también de optimizar las operaciones laborales y de la tienda. Al establecer una infraestructura, donde la Gestión de la Fuerza Laboral, la Gestión de Tareas, la Auditoría en Tienda y los demás sistemas puedan interactuar en la misma plataforma, los retailers pueden mejorar la ejecución de proyectos, generar horarios de trabajo efectivos y simplificar el trabajo de los empleados en tienda.
