Los excedentes de inventario: causa de stock out

Hombre hace inventarios en el depósito de una empresa

Un negocio que se basa en ofrecer disponibilidad inmediata requiere inventarios. Los stock outs, faltantes, quiebres de stock o como usted los llame, generan pérdidas. Para simplificar los llamaré OOS (out of stock). Los OOS no solo hacen perder pedidos, también pueden hacer perder clientes.

Las consecuencias de los OOS son muy claras y evidentes, y por eso una de las funciones principales en su empresa es el área de compras, o si produce, el área de producción. Ya sea que compre o produzca, llamaré órdenes de reposición a esas órdenes que destinan capital y capacidad a incrementar el inventario.

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Sabiendo que los OOS son unos misiles directos a la línea de flotación de las ventas, estoy seguro de que es una de sus preocupaciones principales tratar de minimizarlos. Y es por eso que tiene más inventario que el promedio esperado de ventas. Es que la empresa vive de las ventas, no vive de ahorrar costos de inventario.

Y se necesita más inventario (algunos lo llaman stock de seguridad) debido a la incertidumbre de las ventas. De acuerdo, tengamos más inventario. ¿Ya está resuelto el problema de los OOS? Si la respuesta es no; usted va a mirar sus inventarios y tiene mucho más de lo que quiere, y aún así tiene OOS, entonces la tentación es incrementar más los inventarios.

Ya conté en otras ocasiones el caso real de la empresa que fabricó excesos y eliminó los OOS. En un lapso de ocho meses las ventas crecieron 40%, pero hay otras restricciones que deben atenderse. En ese caso, el producto tenía una vida útil de 2 a 4 años, y a los pocos meses el exceso de inventario pasó la cuenta en la forma de mermas.

Efectivamente eliminar OOS es una palanca para el negocio, pero debemos entender cómo podemos eliminarlos de un modo que no cause más daño que beneficio.

¿Cómo se causan los OOS?

Tenemos la incertidumbre de las ventas como dato, y sabemos que debemos tener inventario de seguridad.

Pero también están otras restricciones en nuestro sistema: 1) el capital está limitado, 2) el espacio de almacenamiento no es infinito ni gratis, 3) la vida de los productos puede estar limitada.

El capital de trabajo invertido en inventario está limitado por su costo alternativo. Si para producir $1 de margen bruto necesito $ 1000 de inventario, está claro que el ROI es muy bajo y tengo otras alternativas más rentables para esos $ 1000.

El espacio propio es limitado a nuestras bodegas o almacenes. Es cierto que se puede alquilar más espacio, pero esto tiene un costo operacional por metro cuadrado mayor que el espacio propio. Es cierto que es una buena alternativa temporal para periodos cortos de estacionalidad, por ejemplo. Pero si se requiere permanentemente, es mejor invertir en ampliar capacidad de almacenamiento. Sin embargo, sigue siendo limitado y tiene consecuencias sobre el ROI similares a invertir en más inventario.

Por último, muchos productos tienen fecha de vencimiento, o pasan de moda, o quedan obsoletos. Si decidimos ignorar este hecho, la realidad nos castigará con mermas que pueden superar las ganancias obtenidas por eliminar los OOS incrementando el inventario en demasía.

Estas tres restricciones son suficientes cada una por sí misma para limitar la cantidad de inventario que podemos mantener en forma rentable. Cuando esa cantidad máxima permisible no es suficiente para eliminar los OOS, entonces vemos que las utilidades de la empresa están limitadas por una o más de estas tres restricciones: capital, espacio, vida de producto.

O lo que es lo mismo, los OOS están causados por una de esas restricciones, a causa del exceso de inventario.

¿Pero no es la incertidumbre la causa final?

No realmente. Considere un caso donde no hay ninguna incertidumbre en la venta futura. Sus políticas de compra o de producción pueden perfectamente llevar a la situación descrita, donde se acabó el capital o el espacio o el producto envejece más allá de su vida útil. Piense en un absurdo: repone solo una vez al año de un producto que tiene alta rotación. La cantidad necesaria para satisfacer toda la venta antes de la próxima reposición supera sus capacidades de almacenamiento o de rentabilidad del capital.

La incertidumbre solo hace que el efecto de las políticas de reposición sea peor y además enmascare al verdadero responsable.

Conclusión

Son las políticas de reposición, que llevan a tiempos largos y variables entre reposiciones, las que obligan a inventarios en exceso que causan los OOS. Esto es excelente noticia, porque uno es dueño de cambiar sus políticas cuando quiera.

Miles de empresas en el mundo han probado nuevas políticas de operación y han obtenido el resultado de inventarios que no agotan ni capital ni espacio, permitiendo holguras de tiempo a los productos, y al mismo tiempo han eliminado los OOS.

Si quiere hablar con nosotros de este u otro tema, no dude en contactarnos en https://goldfish.cl/contacto.


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