“¿Un fill rate mayor a 94%? ¡Imposible! No es posible sostenerlo con un costo aceptable”.
Viniendo del gerente general de una empresa, esta frase tiene como consecuencia que ni siquiera considerará nuestra oferta. Al creer que hay un límite teórico para el “trade off” entre fill rate e inversión, lo máximo que puede pensar es que nuestra oferta es factible para otros.
Definamos fill rate
Este es un término en inglés de uso habitual en logística para medir el grado de cumplimiento de un pedido. En su expresión más simple y ácida, es el porcentaje de líneas del pedido que se ha logrado satisfacer completamente.
Claro que si el pedido tiene solo dos ítems de, digamos 900 unidades del primero y 100 unidades del segundo, y entregamos 800 unidades y 100 respectivamente, con esta definición podríamos tener un fill rate de 50%. Entonces podemos afinar nuestra definición al considerar las cantidades también. Una manera es calcular el fill rate como las unidades entregadas divido por el total. En este caso tendríamos 90%.
Pero si las 900 unidades representan el 50% en dinero, ahora podríamos hacer otro cálculo que nos dé 94.4%.
Ya ve que el fill rate es un KPI que puede significar distintas cosas, pero aun así, ese gerente consideraba imposible sostenerlo sobre 94%.
Consecuencias de incrementar el fill rate
Tal vez esté pensando que mejorar el fill rate es menos prioritario que otras cosas. Para entender bien de qué estamos hablando, una historia real.
Hace más de diez años me estaba entrevistando por primera con el vicepresidente de operaciones de un laboratorio farmacéutico que produce entre 200 y 250 SKUs. Una de mis primeras preguntas fue si tenían faltantes en su bodega de planta y, para mi sorpresa, me dijo que no. Esto es inusual en cualquier fabricante, especialmente con tantos SKUs. Mi siguiente pregunta fue si tenían demasiado inventario. Me dijo que sí, pero que valía la pena. Le pedí que me explicara un poco más.
Resulta que él había llegado hace ocho meses a ese puesto y se había encontrado que tenían un 5% promedio de faltantes de stock, y él tomó la decisión de reducir eso a cero. Y lo hizo incrementando los inventarios.
En esos ocho meses, las ventas habían crecido un 40%.
¡Sí!, es relevante mejorar el fill rate. Sin embargo, no es buena idea hacerlo incrementando inventarios, y esta lección la aprendió este vicepresidente al año siguiente, cuando tuvo que reconocer un gran cantidad de merma.
¿Es inevitable el “trade off”?
Las “mejores prácticas” en logística, practicadas por las mejores empresas y enseñadas por las mejores universidades, son las que sirven de base para las decisiones diarias. Y son las decisiones diarias las que dan como resultado el inventario que usted ve en sus bodegas hoy.
MIN/MAX, EOQ y la función de costo logístico son la base de estas “mejores prácticas”.
Si estas teorías fueran válidas, entonces la respuesta es que el trade off es inevitable y existe ese límite teórico.
Cuando al menos una empresa hace algo distinto y demuestra que se puede tener un fill rate cercano al 100% junto con menos inventario, y que el costo total no se incrementa más que los ingresos, entonces hay una duda razonable respecto de esas bases, de esas “mejores prácticas”.
Son miles de empresas que por muchos años han demostrado que ese trade off es evitable. Se evita cambiando las creencias y, como consecuencia, las políticas de operación.
Conclusión
Es una buena noticia que haya una innovación que resuelve este problema crónico, que se manifiesta en exceso de inventario y en faltantes de productos necesarios.
Es entendible que una experiencia laboral muy compleja, donde nunca se ha experimentado lo que significa eliminar los conflictos y manejar de modo simple un sistema complejo, donde la incertidumbre solo crece e incrementa la complejidad del sistema, lleve al gerente a aferrarse a las pocas certezas que tiene, esas que adquirió en sus estudios, como si fueran dogmas.
Invito a todos los lectores a revisar sus propias creencias, al menos en administración de inventarios, y confiar más en su capacidad de razonamiento. Tendrá sorpresas agradables.
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