La clave: reponer solo con alta probabilidad de venta

maquina expendedora

Ya sea que usted compre los productos que vende o los fabrique, cada vez que repone inventario, está destinando capacidad operativa y capital a hacer posible las ventas. Y la mayoría de las veces, esta decisión es irreversible. No puede devolver los productos al proveedor, o mucho peor, no puede extraer las materias primas de productos terminados. Es decir, está haciendo una apuesta.

Se lo repito: cada vez que usted repone una cantidad de producto, está tomando una decisión irreversible. Es una decisión que debe tomarse, porque las ventas ocurren en el futuro y usted debió anticipar el inventario. Si las ventas ocurren según el plan, ¡fantástico, hay que celebrar! (… sobre todo porque no ocurre a menudo).

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¿Qué pasa si repone inventario para los próximos 15 días y la mitad de ese inventario demora 45 días en venderse? Es obvio: se acumula inventario en exceso y además debe reponer lo que sí se vendió más rápido de lo previsto, incrementando aun más el inventario.

No es que haya malgastado el dinero y la capacidad, porque eventualmente sí se vendió. El problema es que sus capacidades son limitadas, tiene un determinado ancho de banda para operar. Si usa mucho de esa capacidad en productos que se venderán en el futuro, le faltará para reaccionar y corregir los errores de haber repuesto menos de lo que sí se está vendiendo más. Ya sabíamos que este era el origen de los OOS (out of stock).

¿Cómo afecta el tiempo a la apuesta?

Hagamos un experimento simple con dados. Vamos a suponer que lanzamos un dado cada día y ese número serán nuestras ventas del día. ¿Le parece exagerada la variabilidad?, yo creo que en los puntos de venta, la variabilidad es mayor todavía, por lo que el ejemplo con el dado será conservador.

Si uno repone un SKU en una tienda una vez a la semana, la venta máxima que podría tener es de 42 unidades en la semana, aunque es improbable que eso ocurra. Pero por espacio e inversión, hemos decidido tener 30 unidades (es nuestro máximo estimado).

Hice un experimento de 50 semanas, y 3 veces quedé sin stock, perdiendo ventas. No parece mucho, pero eso es un 94% de probabilidad de cumplir con la disponibilidad. Si se combina este porcentaje con otros 20 SKUs, la probabilidad de tener 100% de cobertura bajó 0.94^21 = 27%, lo que es muy bajo.

Por otro lado, más de la mitad de las semanas vendí menos de 25 unidades, por lo que la acumulación de inventario es bastante alta.

Si reduzco el tiempo para reponer de una semana a reponer todos los días, y además consideramos que el tránsito es un día, entonces con 12 unidades tendré 100% de disponibilidad. Y la probabilidad de acumulación por varias semanas es casi nula, porque la venta semanal mínima de nuestro experimento es 7 unidades. En mi experimento de 50 semanas el mínimo fue de 13 unidades.

Reducir el tiempo entre reposiciones mejora mucho la probabilidad de venta de nuestro stock.

¿Tiene alguna desventaja reducir el tiempo?

Si estoy reponiendo a una tienda desde un centro de distribución, yo no veo ningún inconveniente. Lo normal hoy es que vaya un transporte todos los días con mercadería. El cambio es que ahora llevaría menos unidades de más SKUs cada vez. Esto puede significar que en el centro de distribución haya que hacer más picking todos los días, es verdad. Pero a menos de que usted quiera limitar las ventas por ahorrar en capacidad de picking, yo creo que conviene hacer esto.

Si estoy reponiendo el centro de distribución  (CD) desde producción, o comprando a proveedores externos, reponer todos los días puede significar muchos más cambios en producción, desperdiciando capacidad. Y en cuanto a las compras, lo más probable sea que el proveedor externo empiece a consolidar pedidos para despachar solo una vez a la semana, perdiendo todo el efecto del tiempo corto.

Además, nuestro ejemplo era lanzar un dado por las ventas diarias de un SKU en una tienda. El CD despacha todos los días los mismos SKUs a varias tiendas. Eso significa que la variabilidad entre 1 y 6 de una tienda se convierte en ventas con mucho menos incertidumbre al agregar más tiendas. Por lo que  el inventario necesario para mantener 100% de disponibilidad para los despachos diarios a las tiendas es mucho menor proporcionalmente. Puede hacer el ejercicio con dados.

Conclusión

La conclusión es que al acortar el tiempo de reposición logro simultáneamente mejorar la probabilidad de venta en el corto plazo y reducir el riesgo de acumulación.

Para reponer a un centro de distribución, mi consejo es una frecuencia semanal por cada SKU. En cambio, para puntos de venta, la frecuencia debería ser diaria. Así usamos nuestra capacidad solo en generar disponibilidad para productos con alta probabilidad de venta en el corto plazo. (Cuando hay variaciones marcadas de venta entre, por ejemplo, lunes a jueves y el fin de semana, esto requiere un ajuste).

Hacer esto ya genera un gran cambio positivo, pero todavía queda otra variabilidad que afrontar: cuando la demanda por un SKU está creciendo o decreciendo, necesitamos un mecanismo que nos alerte, para incrementar niveles de inventario o reducirlos oportunamente. Pero esto queda para otra entrega.

Si quiere hablar con nosotros de este u otro tema, no dude en contactarnos en https://goldfish.cl/contacto.


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