Para que los colaboradores de una empresa vuelvan a casa sanos y salvos de sus viajes corporativos, resulta fundamental preparar el viaje con anticipación, teniendo en cuenta diferentes riesgos y amenazas, así como protocolos en caso de emergencia. ¿Qué medidas de prevención se deben tomar? Se explican a continuación.
6 estrategias de seguridad para los viajes corporativos
Las siguientes buenas prácticas fomentan un viaje de negocios exitoso y, sobre todo, seguro.
1. Informarse sobre riesgos y requerimientos del país
En primer lugar, se debe investigar sobre riesgos de salud y requerimientos médicos exigidos por los lugares de destino. Por ejemplo, Brasil sugiere que los turistas internacionales se vacunen contra la fiebre amarilla antes de ingresar al país, y naciones como Rusia, Sudáfrica o México advierten que no debe beberse agua de la llave.
Asimismo, vale la pena indagar sobre estafas comunes en el destino. En Europa, por ejemplo, es común que soliciten firmar una petición falsa y luego exijan dinero a cambio.
De igual manera, hay que crear conciencia sobre los posibles desastres naturales que pueden acontecer en el destino (tormentas, terremotos o huracanes) y los protocolos a tomar ante ellos.
2. Establecer e informar protocolos
Considerando el punto anterior, hay que crear y notificar a los colegas sobre protocolos en caso de algún incidente. Por ejemplo, especificar que deben permanecer en el hotel si sucede alguna emergencia, y tener claro qué vías de comunicación se utilizarán para avisar si se movieron del hotel.
En este sentido, es importante que los viajeros sepan además cómo contactar y llegar a la embajada nacional si están en el extranjero.
3. Promover el transporte privado
Es recomendable apoyarse en las empresas de viajes, pues tienen contactos para gestionar de manera segura un servicio de Rent a Car en el lugar de destino, con la capacidad de optimizar el presupuesto de este alquiler.
4. Considerar la ciberseguridad
Algunos consejos al respecto son:
- No conectarse a redes públicas, optar siempre por las que piden contraseña.
- Usar una VPN, que cree una red local privada y cifre datos privados de los usuarios, como su dirección IP.
- Bloquear y activar las tarjetas bancarias desde la app del banco, para que nadie pueda usarlas si las roban o clonan.
5. Dar asistencia telefónica durante el viaje
Durante los viajes corporativos, es esencial contar un el apoyo de las empresas de viajes, pues pueden brindar asistencia cuando una persona requiera atención médica, llegue a perder equipaje o tenga algún accidente.
Y claro, a fin de poder comunicar estos incidentes, debería tener un número telefónico de soporte disponible 24/7. Contar con un respaldo brindará seguridad al viajero en todo momento.
6. Potenciar la trazabilidad
En el ámbito de los viajes de negocios, la trazabilidad se refiere a la capacidad de una empresa de localizar a sus empleados en cualquier momento. Puede conseguirse si la persona viajera se apega a su itinerario y notifica sobre su ubicación rutinariamente.
Gracias a la trazabilidad, se brinda una asistencia veloz cuando se necesite y se evita desamparar a algún colaborador durante su estancia: de allí su importancia.
Ya planteados estos factores de seguridad, se evidencia la complejidad de integrarlos todos y balancearlos en el presupuesto, algo que una agencia de viajes de negocios puede facilitar.
Confía en la experiencia de una agencia de viajes de negocios
Al confiar en las empresas de viajes, se obtienen beneficios exclusivos: atención telefónica de emergencia 24/7, orientación sobre trámites, documentación de viaje, vacunas y extravío de equipaje.
Además, la agencia puede coordinar la presencia de proveedores de renta de autos en el destino, e informar cómo hacer valer un seguro médico durante el viaje.
En vista de ello, convendría apoyarse en los destacables servicios de aquellas empresas de viajes especializadas en viajes corporativos.
