La permanente búsqueda de agregar valor al negocio, el crecimiento de una pyme o empresa y la adaptación a nuevas tecnologías para facilitar el trabajo a distancia, son solo algunas de las razones por las cuáles una compañía toma la importante decisión de llevar a cabo la migración de sistemas a nuevas plataformas, las que le permitirán llevar una gestión administrativa digital más eficiente y acorde a los tiempos. Sin embargo, al tratarse de un proceso delicado, es una decisión que no se debe tomar a la ligera, por lo que es importante considerar diversas recomendaciones de expertos para realizar un proceso exitoso.
En ese sentido, al inicio del trabajo, vale la pena preguntarse ¿cuáles son los principales motivos para llevar a cabo esta acción? y ¿en qué consiste una migración de sistemas computacionales?
La migración de sistemas computacionales para una compañía se puede dar por tres motivos; actualización, obsolescencia y por instrucción. Los procesos para llevarla a cabo, consisten principalmente en un refresco que la compañía realiza para enfrentar de mejor manera las actividades operativas, administrativas y gerenciales, con la finalidad de obtener datos consistentes, cuya efectividad repercuta directamente en la toma de decisiones en cuanto a acciones comerciales, estratégicas y estructurales.
Las migraciones por actualización suceden cuando un empresa necesita adaptar cambios legales o tributarios a su proceso, y deciden migrar su sistema computacional a otro proveedor o bien integrar una suite más moderna o una versión superior con el mismo proveedor. Por otro lado, las migraciones por obsolescencia no solo tienen que ver con los sistemas computacionales, sino también con el hardware y en más de una ocasión con el software. Esta sucede cuando una empresa prorroga o deja en calidad de descuido la mantención de sus servidores o programas, y se ven envueltos en un proceso que necesita de forma obligada migrar. En tanto, las migraciones por instrucción son situaciones que viven compañías que por lo general las dirige una presidencia, la cual toma la determinación de migrar a una plataforma en particular, y muchas veces sin dar importancia a la realidad de cada empresa. Hay que tener en cuenta que para cualquier tipo de migración se requieren capacitación al personal, en algunas ocasiones la capacidad de alterar los procesos internos y, por supuesto, un lineamiento claro desde la gerencia general hacia sus colaboradores.
Respecto a las señales que indican que ya es tiempo de realizar esta migración de sistemas, existe un proceso de coexistencia entre un sistema de información, los usuarios, el control y la satisfacción de los clientes. Un proceso de coexistencia tiene por definición mantener un punto de equilibrio adecuado en donde las automatizaciones, los niveles de manualidad y otros factores se mantengan en un nivel adecuado respecto a la satisfacción o lo que empresa requiera entregar a sus clientes. En este asunto, existe un rol muy importante asociado al “observador” que debe ser capaz de analizar y tomar las decisiones para mantener este punto de equilibrio, además de identificar de forma clara los cambios y herramientas que el mercado ofrece. Cuando el punto de equilibro se desvía y no es posible volver a centrarlo, la compañía se vuelve errática y esto indica la necesidad de un cambio.
Finalmente, y en cuanto a los beneficios directos de una migración de sistemas, los puntos a destacar por su nivel de importancia, pueden asociarse a: la mejora de los procesos con la entrega de productos a clientes; identificar de mejor forma las cuentas por pagar y por cobrar, lo que permite una gestión comercial más eficiente; manejar información de contabilidad y financiera de forma clara y a tiempo; mejorar los procesos de facturación; automatizar procesos de cobranzas; tomar buenas decisiones para factorizar documentos; buenas prácticas en el manejos de cuentas bancarias; conocer mejor los márgenes de los productos y servicios, y por ende de la compañía; mejorar el proceso de rotación de personal y control de RR.HH.; y cumplir las normativas de las entidades de control tales como la DT o SII.
Se debe considerar que los beneficios dependerán directamente de cada proveedor en cuanto a la experiencia, casos de éxito y garantías que pueda ofrecer de forma real en posibilidades de migración, integración, nivel de servicios, barreras de salida y en términos económicos. Generalmente, los mayores beneficios están basados en la incorporación de buenas prácticas y de poner el camino de la digitalización de frente a las empresas, con la finalidad de optimizar procesos y ser más competitivos.
