«Ley de 40 horas y la gestión de personas» es el tema que nos proponen desde el Departamento de Ingeniería Industrial y de Sistemas UC.
Por Juan Carlos Ferrer, Ph.D. MIT, Estados Unidos, M.Sc. UC y académico Depto. Ingeniería Industrial y de Sistemas UC
Diversas empresas han adoptado técnicas de Workforce Management (WFM por sus siglas en inglés) para hacer frente a los importantes desafíos que la pandemia ha dejado en los últimos años, y también la ahora nueva ley laboral de las 40 horas. Esta modificación a la normativa ofrece nuevas ventajas de flexibilidad para las organizaciones, pero así también el desafío de mitigar el posible aumento de costos derivado de la reducción de cinco horas semanales por empleado. WFM juega un papel fundamental a la hora de abordar este desafío.
Ley de 40 horas y la gestión de personas
Con la implementación de la ‘Ley 40 horas’ se espera que haya un impacto positivo en la calidad de vida de las personas, el objetivo principal de este cambio. Sin embargo, también se espera un aumento en los costos de personal para las organizaciones. Un cálculo rápido nos dice que las cinco horas que se disminuyen de la jornada harán que se necesite financiar 11,1% (5 dividido por 45) de dotación de personas adicional para mantener el mismo nivel de producción/servicio, es decir, el costo de personal aumentaría en 11,1%.
Pero hay una buena noticia. Un estudio realizado por SHIFT (spin off de la UC), que abordó más de 600 escenarios distintos del retail chileno, determinó que el costo de personal aumentaría en un 9% en promedio una vez que se implemente la jornada completa de 40 horas semanales. Este número es menor al 11,1% debido a que en muchas organizaciones hay variabilidad (holguras y excesos) en las diferentes áreas que hacen que no haya que reemplazar el 100% de las horas que desaparecen con la reducción de la jornada laboral.
El desafío, entonces, está en determinar la mejor combinación de contratos y jornadas de trabajo (en términos de eficiencia), para poder responder a los consumidores y mitigar los efectos que esta reducción tendrá sobre la rentabilidad del negocio. El proceso de definir el número óptimo de personas y el tipo de contratos a emplear se conoce como staffing, y hoy se convierte en una poderosa herramienta para afrontar el escenario de las 40 horas.
Así también, la ley incluye una disposición que ayuda a mitigar parte del aparente aumento de costos del 11,1%. Esta disposición permite la implementación de semanas laborales flexibles, con un rango de 25 a 45 horas ordinarias, lo que permite ajustar las jornadas de trabajo semanales según la estacionalidad de la demanda. En otro estudio realizado por SHIFT, se comparó el costo de operar con jornadas fijas de 40 horas semanales versus jornadas variables (de 40 horas en promedio). Esto permite cuantificar el ahorro en costos que brinda esta nueva flexibilidad laboral. En el estudio se examinó la variabilidad transaccional en diversos negocios del sector retail, analizando la proporción de períodos en los que se experimentará un impacto significativo.
Primero, se observó que el 40% de los ciclos analizados mostró un coeficiente de variación superior al 10%. Luego, se calculó el personal necesario para turnos fijos y flexibles, logrando cuantificar los ahorros en costos de dotación sin comprometer el nivel de servicio en ninguno de los escenarios. Esta flexibilidad laboral permitió una reducción del 5,3% en el costo total de la dotación al disminuir aquellas ventanas sobre dotadas, es decir, aquellas con exceso de horas en comparación con la demanda. En el mejor de los casos (porque podría haber traslapes) esta reducción de costos podría restarse al 9% anterior, es decir, el aumento de costo porcentual adicional de esta nueva ley sería de un 3,7% (y no de un 11,1%).
WFM se ha convertido en un aliado invaluable en la gestión de recursos humanos. Su principal contribución radica en la utilización de diversos recursos, como el análisis de datos, la investigación de operaciones, el aprendizaje automático (machine learning) y la programación, para llevar a cabo una gestión integral y técnica de los recursos humanos, centrándose en la productividad laboral.
Una de las principales ventajas del WFM es su capacidad para incluir en la toma de decisiones variables diversas que serían difíciles de manejar con métodos de gestión tradicionales, como el uso de hojas de cálculo.
Al enfrentar desafíos complejos, como la gestión de personas, es fundamental contar con herramientas sofisticadas que ofrezcan soluciones realistas y de fácil implementación.
