Nos hemos dedicado a desarrollar plataformas integrales y digitales de gestión del gasto corporativo ofreciendo visibilidad en tiempo real de los gastos.
Por Rodrigo Aparicio, Chief Financial Officer en Clara
Establecer una política de gastos y compartirla con los colaboradores se ha vuelto clave para que las empresas puedan tomar decisiones informadas que les permita promover su rentabilidad y su salud financiera. Hoy en día los líderes financieros y contables reconocen en la tecnología y la automatización un aliado para proteger la política de gastos, lo que repercute en la eficiencia de los recursos. De acuerdo con una encuesta de Gartner, para el 98% de los CFOs (directores financieros) entrevistados la inversión tecnológica es prioritaria para la optimización de presupuestos y procesos financieros.
Gestión del gasto en las empresas
Controlar el cumplimiento de la política de gastos ha sido uno de los principales puntos de dolor de las empresas. Antes era difícil detectar de donde provenían los gastos hechos en representación de las empresas y por ello se generalizó el uso de tarjetas de crédito corporativas, en un principio por los directores y líderes ejecutivos.
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En la actualidad las tarjetas de crédito corporativas son usadas por colaboradores de todos los niveles pues se han convertido en una herramienta efectiva para distribuir recursos en las empresas. Asimismo, los proveedores de este método de financiamiento y control de gasto, nos hemos dedicado a desarrollar plataformas integrales y digitales de gestión del gasto corporativo ofreciendo visibilidad en tiempo real de los gastos, facilitando la administración de las tarjetas, a la vez que mejoramos el control y la planificación presupuestaria de las empresas.
Algunas de las funcionalidades de las plataformas digitales de gestión del gasto que facilitan el control del cumplimiento de la política de gasto de las empresas son:
- Reportes de gastos en tiempo real: la posibilidad de hacer trazabilidad en vivo de los gastos realizados por los colaboradores o departamentos de la empresa les permite a las áreas financieras entender al detalle cuáles son los gastos más importantes de su compañía, cuándo será necesario conceder más recursos o cuáles pagos recurrentes podrían ser replanteados.
- Asignación de roles de gasto: una de las estrategias para implementar una política de gastos efectiva es asignar roles dentro del equipo de trabajo, los cuales se verán reflejados dentro de la plataforma de gestión del gasto, ya que, dependiendo de su perfil, el colaborador tendrá acceso a funcionalidades como ampliar o disminuir el cupo gasto, o crear usuarios.
- Restricción de gastos por establecimiento o producto: bloquear gastos que no están considerados como reembolsables dentro de la política de gastos de la empresa facilita el cumplimiento de la norma y evita confusiones en los equipos frente a los gastos permitidos.
- Creación de tarjetas virtuales para compras seguras en línea: las características de este producto de financiamiento están orientadas a prevenir fraudes y establecer montos para transacciones específicas. Por otro lado, es común que en las empresas muchos colaboradores utilicen la misma tarjeta para realizar distintas transacciones, una ventaja de las tarjetas virtuales es que sus números no se pueden usar para cambiar efectivo o para pagar con cheque.
Sumado a las funcionalidades para el control de las políticas de gasto, esta clase de plataformas generan datos que se convierten en un insumo valioso para replantear, en el caso que sea necesario, el presupuesto actual de las empresas y empezar a estructurar el del siguiente año con base en el comportamiento y las necesidades reales detectadas.
Asimismo, estas plataformas permiten automatizar procesos como la conciliación de facturas, una tarea desgastante en tiempo para las áreas contables y los colaboradores que deben realizar el proceso. De hecho, en Clara, plataforma de gestión del gasto corporativo para empresas en Latinoamérica, hemos detectado en nuestras empresas usuarias, ahorros de tiempo en procesos financieros de hasta un año.
Por otro lado, cabe destacar que nuestra plataforma de gestión del gasto corporativo se ha enfocado en conformar alianzas y crear programas de fidelización que le permitan a las empresas un mayor ahorro, tener acceso a otros productos de financiamiento e incluso ser recompensadas por su comportamiento de gasto. Por ejemplo, recientemente anunciamos que nuestros usuarios en Colombia tienen la posibilidad de convertir sus Clara Puntos en millas de LifeMiles, redimibles en tiquetes aéreos, reservas de hotel, alquiler de automóviles, etc.
Sin duda, la tecnología y la colaboración son aliados clave para los equipos contables y financieros pues se facilita la gestión, seguimiento y optimización de los recursos de las empresas, lo que promueve la toma de decisiones estratégicas que benefician la eficiencia y el ahorro de las organizaciones.
