La tecnología, aliada del cambio organizacional
Por Ing. Luis Garay, Gerente Comercial de Nucleus
Hay un desafío que atraviesa, en mayor o menor medida, a casi todas las empresas cada vez que se inicia el proceso de digitalización del área de RRHH: ¿cómo tener un proceso exitoso de digitalización? ¿Cómo enfrentar el reto que implica cambiar la cultura organizacional?
La comunicación como norte
En primer lugar, es fundamental la comunicación interna. En las organizaciones existe una resistencia al cambio y como consecuencia, una resistencia a la incorporación de la tecnología. Los colaboradores temen que el cambio en la usabilidad de las herramientas pueda afectar su día a día y a los procesos a los cuales están habituados. Sin embargo, esta resistencia muchas veces también puede venir de los altos mandos de la compañía.
Para que este proceso resulte completamente efectivo es importante que la empresa esté decidida a avanzar en esta transformación y comunique internamente los motivos por los que se abordará el cambio y cómo será el proceso para llevarlo adelante. Es preciso detallar en qué situación se encuentra la organización hoy y hacia dónde quiere ir a futuro, además de los detalles de cómo lo hará.
El objetivo principal es mitigar la incertidumbre a través de la información, que debe llegar de modo transparente y simple a todos los integrantes de la compañía. Es claro que los decisores del proceso tendrán prioridad en recibirla, pero lo recomendable es que nadie quede afuera para que cada colaborador pueda vivenciar este cambio y formar parte de la transición.
Capacitación para todos
Una transformación para todos comienza por las personas: Una vez que hayamos diseñado nuestra campaña de comunicación integral, la siguiente etapa implica capacitar a todos los usuarios en el manejo de las herramientas. Esto es clave: serán ellos quienes trabajarán en este cambio. En ocasiones, la capacitación también abarcará y alcanzará a los proveedores, otra parte fundamental en esta transformación. Comenzar el proceso de digitalización desde el departamento de Recursos Humanos nos asegura que ésta alcance al resto de la estructura organizacional. Históricamente, el área de Recursos Humanos ha quedado desfasada en el proceso de digitalización.
Implementación e integración
Cada parte involucrada en este cambio ocupará un rol fundamental: una de las grandes ventajas de la transformación digital de los RRHH es que posibilita una integración absoluta de todos los procesos que, a priori, no estaban integrados. Y aquí es clave la selección del proveedor, más la elección del equipo interno que tome el rol de Usuario Clave (Key User).
¿CÓMO ELEGIR AL PROVEEDOR ADECUADO?
Para seleccionar a la compañía que nos ayude en el proceso es preciso tener en cuenta:
Experiencia Tech
Conocimiento del sector de RRHH
Entendimiento de los objetivos de su empresa
Compromiso para el trabajo con el cliente – Referencias
Soporte y Consultoría específica tras la instalación
En el proceso de implementación con el proveedor no puede haber medias tintas. El rol de los líderes de IT será clave en la definición de la seguridad informática con la que cuenta la compañía para poder implementar esta transformación junto a nosotros. Es importante que el proveedor cuente con el know how necesario para implementar la solución que buscamos. Desde el lado de la empresa, el rol de IT es determinante para conocer con qué lenguaje se usa la plataforma y saber cuál es la base de datos indicada. Por su parte, el usuario final deberá poder llevar adelante la parametrización, que apunta a adecuar la plataforma a nuestra necesidad, para que cumpla con las expectativas del cliente desde la puesta en marcha.
Por lo que avanzar hacia una transformación digital exitosa debe darse en un escenario ideal: selección del proveedor ideal más el equipo usuarios internos (Gente de RRHH, IT, Legales, etc.) que se comprometan al 100% en su participación en el proyecto.
Evaluación constante
Así como en la primera etapa era fundamental la comunicación interna, ahora ésta vuelve a ser relevante, pero en sentido inverso. Lo que se necesita en este momento es el feedback de los colaboradores, para que puedan dar idea de cómo viene desarrollándose el uso de las nuevas herramientas, cómo se adaptan, qué les resulta mejor en su cotidiano y qué les podría llegar a complicar o qué les cuesta más adaptarse.
En este sentido, el intercambio fluido hace que todo se integre de modo más simple y dinámico. Además, permite ir capacitando a los usuarios en lo que realmente necesitan fortalecer. Es un proceso de aprendizaje de ambas partes: los empleados y la empresa que lidera la digitalización.
A priori, estos cambios pueden parecer difíciles de abordar. Pero valdrá la pena hacer el esfuerzo. Es evidente que incorporar nuevas herramientas tecnológicas no solo aportará agilidad y evolución al negocio, sino que, al mismo tiempo, impactará positivamente sobre la cultura organizacional y mejorará la experiencia con los colaboradores.
La digitalización ya no es algo que se puede elegir, sino que se debe implementar para poder entrar de lleno en el mercado que ya se está gestando.
