Cuando nos comunicanos con nuestros equipos de trabajo (y también con clientes) abrimos un espacio de negociación. Hacemos pedidos y ofertas, y esperamos una respuesta del otro lado. O, al menos, así es como deberían funcionar quienes ejercen roles de liderazgo. Te comparto estas claves para comunicar(te) y entender(te) mejor.
Recordemos que la comunicación asertiva es una comunicación efectiva y afectiva.
Como digo siempre, un@ dice lo que dice y el otro escucha lo que escucha -cada quien desde su punto de vista, desde su lugar, desde sus contextos, marcos mentales, experiencias y demás-; por lo tanto, la comunicación no es lineal. Por eso, existen ciertas claves para que interactuemos de la manera más clara y asertiva posible, que nos ayudan a reducir ruidos, evitar idas y venidas, y nos permiten pactar compromisos con más chances de ser cumplidos.
Las 5 claves a tener en cuenta para hacer pedidos y/o comunicarnos con nuestros equipos son:
→Entender que detrás de cada queja (propia o ajena) hay una necesidad.
Por lo tanto, cuando te encuentres quejándote o escuches quejas de tu equipo, frená y preguntá: “¿qué estoy/estás necesitando?”. Muchas veces, usamos la queja porque no podemos detectar esa necesidad y es nuestra manera de expresarla. Detenernos a preguntarnos esto, nos permitirá encontrar y evaluar cuál es la necesidad que hay detrás. ¿Para qué nos sirve detectar esto? Para tener, entonces, claridad acerca de aquello que queremos pedir. Cuando no sabemos qué necesitamos, tampoco sabemos qué y cómo pedir. Por el contrario, cuando entendemos cuáles son nuestras necesidades, sabemos perfectamente qué pedir, cómo hacerlo e, incluso, a quién.
→Generar el contexto adecuado para hacer el pedido.
Cuando hacemos un pedido, es importante contemplar y generar el contexto adecuado. Desde lo más emocional hasta todo lo que tiene que ver con lo cotidiano, es fundamental elegir un momento del día acorde, crear el clima que facilitará tanto el hecho de hacer el pedido como de recibirlo, utilizar el tono de voz o el medio de comunicación más adecuado para lo que estamos solicitando, elegir las palabras, y prestarle atención a la comunicación no verbal, entre otras cosas.
→ Tener en cuenta a quién le estamos haciendo el pedido.
Es importante adecuar el pedido flexiblemente a las habilidades y capacidades de l@s interlocutor@s. Así como sería una locura pedirle a una persona sedentaria, que no entrena, que escale el Everest mañana o en un mes; o a ningún líder centrado se le ocurriría pedirle a un colaborador junior que haga tareas de un senior; tampoco es adecuado solicitarles a los talentos más experimentados que realicen trabajos para los que están sobrecalificados. Es fundamental, para que el pedido sea recibido positivamente y haya más chances de que sea cumplido en tiempo y forma, adecuarlo a las habilidades y capacidades de las personas a las que van dirigidos.
→ Abrir posibilidades.
Cuando pedimos algo que tiene el plus de crear nuevas posibilidades para mí y para el otro, que encierra una oportunidad de crecimiento y enriquecimiento profesional para el receptor/a del pedido, estamos por el buen camino; uno que, además, nos permitirá también alimentar la relación laboral con la otra persona.
→ Hacer pedidos claros, que no dependan de la interpretación del otro.
Para lograrlo, es preciso que quien realiza el pedido agregue todos los detalles que sean necesarios. Por ejemplo:
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¿Cuáles son mis condiciones de satisfacción en este pedido? Esto quiere decir, de qué manera, una vez que me entreguen lo solicitado, voy a medir que el trabajo realizado me satisface y cumple con mis expectativas. Un ejemplo es cuando decimos: “quiero este informe lo antes posible”. ¿Cuándo es “lo antes posible”? Quizá para mí sea dentro de las próximas dos horas, y para mi interlocutor sea “en algún momento de esta semana”.
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¿Cómo quiero eso que estoy pidiendo? ¿De qué manera? Por email, impreso, en PDF o en un word, con o sin imágenes, con o sin gráficos, etc.
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¿Qué significa esto que le estoy diciendo a la otra persona para mí? Por ejemplo, si le pedís que te entregue un informe “lindo”, o “prolijo”, o “corto”, o “detallado”, ¿qué quieren decir esas características para vos? Una vez más, evitá dejar a la interpretación del otro aquello que es importante para vos. Que algo sea lindo o feo, prolijo o desprolijo, corto o largo depende de la interpretación de cada persona, por eso detallar qué significa lindo para vos va a resolver muchas idas y venidas y, sobre todo, va a evitar frustraciones innecesarias.
Cuando cumplimos con estas claves y respetamos estos puntos, nos empezamos a comunicar de una manera asertiva y positiva. Estamos abriendo el espacio para que el o la interlocutor/a ( que pueden ser nuestros colaborador@s o tal vez algún líder de la empresa) acepten o rechacen eso que les estamos pidiendo. Y ahí está el quid de la cuestión: ofrecer todas las condiciones para que la otra persona pueda decidir si quiere y puede -o no- cumplir con lo pedido.
Cuando, tras dar todos estos pasos, hay aceptación clara y total de la otra persona, conseguimos el esperado compromiso de la otra parte, es decir, la promesa de “sí, esto que me estás pidiendo yo lo puedo hacer”. En cambio, cuando recibimos respuestas como “me fijo”, “lo voy a pensar”, “voy a hacer lo posible” es importante entender que no estamos recibiendo un SÍ y, por lo tanto, el pedido o la oferta no fue aceptada (aún, o en estas condiciones) y tal vez sea hora de negociar, ofertar, o buscar otras alternativas.
