En 2020, con la propagación de las primeras variantes del coronavirus, la mayor parte del mundo se volvió remoto. Las herramientas digitales como Zoom, Meet y Teams explotaron de la noche a la mañana, y tanto las corporaciones como las escuelas las adoptaron por necesidad.
2021 fue tumultuoso debido a «La Gran Renuncia», con empleados agotados y cambiando de marcha, la falta de seguridad laboral y la incertidumbre sobre cuánto tiempo llevaría volver a «la nueva normalidad».
¿Qué hay de 2022? Nos dirigimos al año de la comunicación asíncrona, y he aquí por qué.
Las medidas extremas requieren calibración
Como antiguo defensor del trabajo a distancia (incluso siendo autor de un libro de trabajo sobre «cofficing» a principios de 2015), soy muy consciente de correr hacia los extremos cuando falta una opción. Hace solo una década, las opciones remotas eran casi inexistentes y avanzar hacia un entorno más equilibrado era una aspiración natural para un mundo innovador y más colaborativo. Pero cambiar a un entorno totalmente remoto en 2020 introdujo una nueva realidad.
Mi informe personal de RescueTime para 2021 describió poco más de 1,000 horas de tiempo en Slack, 300 horas en reuniones en el sitio o por teléfono, 125 horas en llamadas de Zoom y otras 110 horas en otras formas de mensajería instantánea o mensajes de voz. Esto se suma a los nueve meses de trabajo a tiempo completo durante el año para el trabajador promedio que realiza jornadas laborales de ocho horas.
Como suele decir Kevin O’Leary, un veterano de Shark Tank: «¡Detén la locura!»
Entonces, ¿cuál es la solución?
La tierra prometida de la comunicación asíncrona
La comunicación asíncrona es una de las soluciones más eficientes a lo que parece una pérdida de productividad insalvable. Muchos softwares de mensajería de video asíncrona existen únicamente para respaldar una forma de comunicación mejor organizada y optimizada. La premisa de «Necesitamos participar en una llamada» a menudo es defectuosa o, al menos, no es escalable. Es importante apreciar los límites y las preferencias de otras personas, especialmente teniendo en cuenta los problemas de ansiedad global, los diferentes estilos de comunicación y el tiempo necesario para una preparación adecuada.
Las reuniones o llamadas no siempre son adecuadas en el mundo actual. La mayor parte de mi tiempo fuera de las reuniones inevitables lo paso en la oficina con colegas (es decir, necesito entrar y salir para atender llamadas), con mi hija, en el gimnasio o de viaje. Rara vez hay algún momento además de un sábado por la noche en el que esté físicamente cerca, solo y posiblemente capaz de coordinar una llamada fuera del horario comercial.
Como defensor vocal de la comunicación asincrónica desde hace un par de años, aquí hay varios ejemplos prácticos de cómo uso mi conjunto de herramientas para hacer más los fines de semana o a altas horas de la noche.
1. Demostraciones de entrenamiento
Hay muchas preguntas de sí/no relacionadas con el trabajo que muestran la falta de comprensión profunda de un problema. En lugar de resolver el problema en sí, prefiero brindar explicaciones detalladas siempre que sea posible, pero también me gusta tenerlas documentadas, que no se pierdan después de una sola reunión.
Grabar un screencast o una descripción general en video de mi proceso de pensamiento brinda más valor a varias personas, permite consumir la misma guía varias veces, es fácil de grabar y no requiere presencia en el sitio. Incluso si tiene toda la atención de alguien durante una reunión, no siempre es el mejor momento para que la persona absorba la información. En cambio, ver una demostración cuando él o ella es más perceptivo da como resultado un mayor impacto positivo.
2. Argumentos de venta
He cerrado varios tratos de seis cifras a través de la revisión de videos al principio del proceso.
En primer lugar, los ejecutivos ocupados no están encantados de «subirse a otra llamada de ventas» por razones obvias. Yo tampoco. En segundo lugar, grabar una sesión de descubrimiento rápido puede servir como material de revisión para más tomadores de decisiones que no asistan a esta reunión. He recibido noticias de inversores y miembros de la junta que revisan mis llamadas de ventas enviadas a CMO o fundadores.
Y lo mejor de todo, es mucho más impresionante cuando su segunda respuesta de correo electrónico incluye una revisión del modelo comercial actual y cuáles son los próximos pasos.
3. Entrevistas
Cuando mi agencia era completamente remota a principios de la década de 2010, adopté técnicas de entrevista de Automattic y Basecamp (pioneros en ese momento), incluida la realización de entrevistas solo de texto. Matt Mullenweg, cofundador de la plataforma WordPress, había promovido esta práctica considerando que el trabajo diario (tanto interno como con partes interesadas externas) es casi 100% a través de sistemas de chat, tareas de productos o herramientas asincrónicas de todos modos.
Como resultado, solía realizar varias entrevistas en paralelo o mientras viajaba. Varios candidatos contratados con éxito a través de este proceso todavía están conmigo más de cuatro años después.
Mi última «agregación» a este proceso es un proceso asíncrono a través de herramientas como ZipMessage, que permite múltiples canales de comunicación (video, grabación de pantalla, audio, texto, archivos adjuntos) y realiza entrevistas a lo largo del tiempo. Esto reduce la cantidad de estrés, permite iniciar el proceso de inmediato y crea un entorno seguro (a menudo viciado por las entrevistas en el sitio donde se hace el tipo de preguntas que no puede responder con sinceridad de inmediato).
4. Inicio del proyecto
Al igual que las llamadas de capacitación, los lanzamientos de proyectos a menudo son difíciles de configurar. Con equipos más grandes, es posible que deba coordinar una docena de personas de diferentes equipos y zonas horarias. Si algunos de ellos están enfermos o con licencia paga, este proceso puede prolongarse durante semanas.
En su lugar, siempre que sea posible, grabaría un screencast de introducción de 20 minutos repasando mis notas, el proyecto, los detalles específicos a tener en cuenta, los plazos, las primeras asignaciones y un esquema general del flujo de trabajo. Los gerentes de proyecto pueden dividir esto aún más en tareas procesables y solo escalar las que están pendientes de aclaración mientras el resto del proceso está en marcha a la mañana siguiente.
También es viable justo después de las reuniones de clientes y socios. Como algunos de estos son ad-hoc o mientras viajo, es más fácil salir de la llamada e inmediatamente grabar un video de resumen con los pasos y compartirlo con mi equipo para revisarlo cuando lleguen.
5. Planificación de alto nivel
Las conversaciones sobre los objetivos de ingresos, los comentarios de los empleados, los ciclos de contratación y las revisiones tardan en agilizarse. En lugar de pasar varios días en reuniones de medio tiempo hasta que se refinen (y bloqueen todo lo demás como resultado), me encantan las herramientas como Threads, o incluso correos electrónicos, para conversaciones exhaustivas y profundas sobre el panorama general. Combinado con presentaciones de diapositivas o documentos de estrategia, se puede desarrollar un plan anual de forma asíncrona en menos de dos semanas con fricción limitada o errores sobre la marcha.
6. Informes de consultoría
La consultoría a menudo se cobra «por hora», y algunos modelos de consultoría giran en gran medida en torno a las reuniones o el tiempo dedicado a las llamadas.
En cambio, a menudo los mezclo con capturas de pantalla tácticas y reseñas de video (también más personalizadas que el texto sin procesar) o incluso transmito inmersiones profundas en vivo y comparto las grabaciones después.
7. Testimonios en video
Los testimonios de texto pueden falsificarse (y muchas veces lo son), pero los videos son mucho más confiables. Aunque todavía son más difíciles de obtener, funcionan realmente bien, y las herramientas asincrónicas son el mejor instrumento para usarlas.
Grabe una pregunta rápida y compártala con su cliente en consecuencia. La mayoría de las herramientas son lo suficientemente versátiles y permiten grabar un video rápido con un teléfono inteligente incluso sobre la marcha. A menudo funciona más rápido que una revisión escrita tradicional.
La comunicación asincrónica se está recuperando. ¿Qué esfuerzos ha realizado para adoptar un estilo de trabajo más eficiente y dedicar más tiempo al trabajo que realmente disfruta?
