El tema de los sueldos y finiquitos puede resultar en un dolor de cabeza para el departamento de recursos humanos, por eso es necesario tener claros los conceptos que hay que aplicar si lo que quieres es calcular de forma eficiente y transparente cualquier remuneración o finiquito. Las liquidaciones de sueldo pasan un examen casi a diario en cada empresa, siendo algo que debes conocer.
Lo primero es establecer todos los conceptos, desde los más básicos, aunque a veces parezca que los conoces bien, nunca está de más. Porque la relación contractual siempre es consensual, donde se establecen los acuerdos previos de ambas partes.
El empleado y el empleador firmarán este documento, donde se señalan las condiciones laborales, sin importar si son servicios profesionales, subordinados, pero siempre remunerados. El pago de cualquiera de estos servicios debe establecerse en el documento que se conoce como liquidación de sueldo.
Este lo firma el trabajador que tienes a cargo cada mes, para dejar una constancia de lo que recibe y de que lo recibe. Idealmente, necesitas llevar un orden para facilitar la organización o en caso de cualquier malentendido que pueda suscitarse.
Uno de los errores más comunes es no tener en cuenta todo esto, porque desde el inicio, los datos básicos deben estar claros, tanto del empleado como del empleador. Estos incluyen los datos personales como Nombre, Rut, Cargas Familiares y Datos Contractuales.
Por su parte, para la empresa deben considerarse los mismos, como Nombre, Rut, Cargo y Jornada Laboral, Tipo de Contrato, Fecha de inicio y días trabajados y no trabajados.
Pero existen otros datos que son igual de importantes: los Previsionales del trabajador. Aquí se incluyen el Régimen previsional e institucional (AFP/IPS), el Plan de Salud, el Fondo de Cesantía, si es jubilado o no, el Ahorro Voluntario, las variables de cada mes, como bonos o descuentos, y los UF y UTM del mes (Unidades Tributarias Mensuales).
Conceptos que se deben tomar en cuenta para realizar una liquidación de sueldo
Pero antes de comenzar el cálculo, debes conocer los conceptos esenciales para poder crear una liquidación de sueldo completamente transparente.
Haberes Imponibles: son todos los ingresos que el trabajador recibe como pago fijo del servicio otorgado, y están obligados a los descuentos legales. Aquí entran, según la Ley en su artículo 41, el sueldo, sobresueldo, comisión, participación y gratificación. En términos prácticos, sueldo base, horas extras, comisiones y bonos.
Haberes No Imponibles: estos son los ingresos libres de cotización previsional puesto que no son considerados como remuneraciones. Para explicarlo mejor, son los gastos del propio trabajador para realizar su labor en la empresa.
La ley, en el mismo artículo 41, los establece como las devoluciones de gastos en que incurra el trabajador, o lo que es lo mismo, gastos de movilización, colación, viáticos, caja chica, desgaste de herramientas o indemnización por parte de la empresa.
Sueldo líquido: es el monto final que se paga al trabajador después de descontar lo establecido en el Código del Trabajo, como salud y AFP.
Sueldo bruto: se refiere a la cantidad de dinero que se establece para un colaborador, sin aplicarle los descuentos previsionales.
Suma de ingresos netos: se realiza en el año o periodo gravable, desde la iniciación de contrato hasta las fechas establecidas.
Descuentos Legales: dependerán de cada situación específica para cada territorio.
Cotización Previsional AFP: Se refiere al sistema de pensiones, que equivale al 10% mínimo de la remuneración imponible.
Cotización del Plan de Salud: se descuenta el mínimo del 7% de la remuneración imponible según lo marca la Ley, y depende de si es pública o privada.
Cuenta de Ahorro Voluntario y Ahorro Previsional Voluntario: esta cuenta es un complemento obligatorio con el fin de ser una cuenta de ahorro para los afiliados sin un monto específico.
Seguro de Cesantía (AFC): este fondo de protección económica se utiliza en situación de desempleo y corresponde al 0,6% de la base imponible.
Impuesto sobre la renta: sólo se aplica a los colaboradores que perciben más de 13,5 UTM y se aplica luego de descontadas las cotizaciones AFP, Salud y cualquier otro ingreso “no remunerable”.
Uno de los principales errores al generar la liquidación de sueldo, es no tener claro a qué ingresos se deben aplicar los impuestos, y esa es la diferencia entre los Haberes Imponibles y los No Imponibles.
Liquidación de Sueldo ordenada y exacta en tres pasos
Ahora que ya tienes los conceptos claros, es hora de comenzar con el cálculo.
- Debes sumar los Haberes Imponibles a los No Imponibles. Esto se convierte en el Sueldo bruto, que es igual al sueldo base más la gratificación (imponibles), más la movilización y la colación (No Imponibles).
- Sigue restar los descuentos legales, que son el AFP, Salud, Seguro de Cesantía y el Impuesto, más los descuentos personales específicos, como créditos de caja, descuentos sindicales, préstamos de empresa, entre otros.
Por ejemplo: Se restan el AFP, que es el 10%, más el 0,69% de la comisión de AFP Uno. Menos Salud, mínimo del 7%, menos el seguro de cesantía, que es del 0,6%, menos el impuesto único tributario para quienes reciben más de 13,5 UTM.
- Ahora, la fórmula para generarlo
Sueldo líquido= Haberes Imponibles más Haberes No Imponibles menos Descuentos Legales menos otros descuentos.
De esta forma tienes un cálculo exacto, transparente y sin tantas complicaciones, y debes saber que existen herramientas tecnológicas que nos ayudan a hacerlo más rápido y sencillo.
El temido Finiquito
Ese es otro término que la mayoría de la gente prefiere no tocar por lo que significa. Pero no todo es malo en relación al él, y aquí también te vamos a explicar cómo calcular finiquito de manera eficaz y, hasta donde sea posible, sencilla.
En términos prácticos, el finiquito se debe establecer cuando el contrato se termina entre las partes firmantes. Sin embargo, hay variables importantes que se deben tener en cuenta para que todo sea válido y así evitemos cometer errores comunes a la hora de establecerlo.
Estos errores pueden ser el dejar de lado algún factor que hay que considerar incorporar para generarlo. Como, por ejemplo, si fue una renuncia o un despido, su causa, si existió aviso o no, los haberes y remuneraciones pendientes, los feriados, la indemnización por tiempo de servicio, entre varias otras.
Condiciones necesarias para que un finiquito sea válido
Si bien la ley no establece un tiempo determinado para que se pague el acuerdo, la Dirección del Trabajo remarca que “en su jurisprudencia, se debe cumplir con tal obligación otorgando el referido finiquito en forma inmediata al cese de la prestación de servicios, con las correspondientes formalidades legales y sólo si las partes lo acordaren, sería posible establecer un plazo para su pago”.
- Se debe firmar por ambas partes. Si el colaborador no está de acuerdo con algo, puede abstenerse hasta que logre un nuevo acuerdo o redacción del documento.
- La firma del finiquito se debe realizar frente a un ministro de fe.
- Se debe estar al día con todos los pagos de las cotizaciones previsionales, de salud y cesantía del trabajador por parte del empleador. De no ser así, no puede realizarse ningún contrato o acuerdo.
Dentro del punto tres, están todas las obligaciones y los haberes que se deben liquidar una vez que se realiza el contrato y las partes están de acuerdo en lo que estipula el finiquito, incluyendo cualquier adeudo al trabajador.
Entonces, te dejamos aquí los conceptos que deben cumplirse para que todo esto fluya de la manera correcta.
Remuneraciones pendientes: deben ser pagadas e incorporadas en el finiquito.
Feriados: Son los otorgados legalmente por año, los días proporcionales trabajados y los días corridos. No olvides separar los conceptos porque no se deben considerar aquí las gratificaciones ni los Haberes Imponibles.
Feriado Anual: Compensación de 15 días de vacaciones obtenidos por cada año de trabajo, siempre y cuando el trabajador no haya tomado algún día o algún periodo. Se deben sumar todos los días que no se tomaron por parte del trabajador. El monto se calcula en base a la remuneración diaria.
Feriado Proporcional: Deberás dividir el número de días de feriado que le competan al trabajador, incluyendo los feriados progresivos, entre el número de meses del año. Después, deberás multiplicar el último resultado por el número de meses en que prestó sus servicios.
La cifra que obtienes es el número total de días hábiles de feriado que corresponden compensar. Para conocer el valor, debes multiplicarlos al sueldo diario del trabajador.
Días corridos: Sábados y Domingos, además de los festivos. Aclarar que el finiquito se paga en base a 30 días por mes, no a días hábiles trabajados.
Indemnización legal por años de servicio: La Dirección del Trabajo establece que el derecho de indemnización se origina cuando el empleador pone término al contrato, invocando las causales del artículo 161. Aquí entran las necesidades de la empresa, establecimiento o servicio y desahucio.
Sólo con estas causales es válida la indemnización, así que tómalo muy en cuenta antes de generar el documento final. Recuerda que el colaborador puede exigir una indemnización si considera que ha sido despedido injustificada o indebidamente. Para esto, debes considerar los últimos 30 días remunerados mensualmente por cada año de servicio, contando la fracción superior a 6 meses si no se ha concluido el último año.
Este monto tiene un tope de 90 UF en base al sueldo diario, además de que no puede exceder de 330 días. Siempre y cuando la persona no haya sido contratada antes del 14 de agosto de 981, de lo contrario, se deberán pagar todos los años aun excediendo los 11 meses mencionados.
Indemnización sustitutiva del aviso previo: Esto debe darse cuando el empleador invoca la causal de necesidades de la empresa o quiebra para poner término a un contrato de trabajo, por lo cual, se debe notificar al trabajador de manera escrita o por correo certificado con un tiempo anticipado de 30 días. Cuando no exista el aviso o no se cumplan los tiempos, se deberá pagar esta indemnización.
Otras indemnizaciones a considerar: De existir, deberás considerar la Indemnización Pactada Contractualmente, la Indemnización Voluntaria y la Indemnización por meses de servicio. Todas estas dependen de las causales, pero, sobre todo, de la industria en la que se desarrolle el trabajador.
Descuento Seguro de Cesantía: Sólo se aplica cuando se despida al trabajador por necesidades de la empresa. Consiste en descontar el 1,6% de lo depositado en la cuenta establecida para este fondo, considerando la rentabilidad generada, por lo que la Administradora debe entregar el monto total.
Cálculo de un finiquito
Para proceder con el cálculo final, debes saber los montos de los haberes, colocaros y luego incluir todos los extras. Esa es la fórmula. Claro, con sus variables de acuerdo a los porcentajes estipulados.
Pero también puedes acceder a tecnología digital de páginas en línea con motores de cálculo que te permitirán generar el resultado en segundos. Es algo que muchas empresas han elegido por contratar, habilitando un sistema que gestiona los pagos de remuneraciones, contratos y finiquitos. El cálculo es rápido, confiable y automático.
Si tú como parte del departamento de recursos humanos, necesita contar con este servicio, hay varias formas de hacerlo, una de ellas es Buk, un software integral que te permite todo eso, con algunas herramientas más en el área de reclutamiento y evaluación de calidad. Aunque también existen opciones rápidas en línea, así que dependerá de lo que la empresa necesite.
