Tener una empresa o negocio no es tarea fácil, porque hay que evaluar un sinfín de aspectos. Entre los principales se encuentra la parte financiera para que pueda haber un completo control. Pero no se trata solo de manejar el dinero generado, sino también todas las deudas adquiridas, ya que esto forma parte de las obligaciones de una empresa.
Pensando en eso, en este post hablaremos sobre las cuentas por pagar, porque al conocer qué son, cómo se clasifican y cuál es su importancia, podrás manejarlas de mejor manera y obtener resultados beneficiosos para la compañía.
¿Qué son las cuentas por pagar?
Cuentas por pagar es el dinero deudor de una empresa a favor de sus proveedores debido a bienes o servicios obtenidos. Lo más común es que este tipo de deuda no sea cancelada de manera inmediata, sino que existe un tiempo prudente y acordado por ambas partes para ser cancelado.
En otras palabras, es un crédito otorgado por tu proveedor, sin necesidad de acudir a una entidad bancaria. Además, el financiamiento de cuentas por pagar puedes llevarlo a cabo por medio de aplicaciones digitales que automatizan todos los procesos y permiten evaluar todo en un solo lugar.
¿Cómo se generan las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar son originadas o generadas al momento de que la empresa adquiera un producto o servicio que no deba ser cancelado de manera inmediata, por tal razón, las deudas se anotan en los libros contables de la empresa, donde se lleva un registro de todo el dinero que entra y sale del negocio.
Por otra parte, hay que tener presente que en las cuentas por pagar deben estar los siguientes datos:
- Nombre del acreedor con quien se tiene la deuda
- El número de cuenta del negocio
- Número de factura que es la guía para el control de la contabilidad
- El tipo de gasto, por ejemplo, si es deudas por servicio de luz o por adquisición de productos para revender
- La fecha en la que se realiza la factura
- El tiempo estipulado para finiquitar la deuda
- El estado de la factura, donde se indica cuándo es cancelada.
Clasificación de las cuentas por pagar
Las cuentas por cobrar se clasifican por el vencimiento de las mismas, a saber:
- De corto plazo: son las deudas que se cancelan en menos de un año. En ocasiones pueden ser pagadas de manera mensual o hacer abonos diariamente.
- De largo plazo: son todas aquellas deudas que se cancelan en un año o un tiempo mayor a este.
¿Cuáles son las cuentas por pagar de una empresa?
Las cuentas a pagar por un negocio son muchas y varían especialmente por la cantidad de productos y servicios que se reciben, entre estas se destacan:
- El servicio ofrecido por otras empresas, como telefonía, internet, agua, luz, gas, entre otros
- Los productos obtenidos de proveedores, sean de empresas grandes o pequeñas
- Pago de impuestos
- Pago por el arriendo del local donde se desarrolla la compañía.
¿Cuál es el objetivo de las cuentas por pagar?
La importancia de una cuenta por pagar radica en el seguimiento de las mismas, porque es la manera más adecuada de evitar pagar una factura dos veces o de no hacer un pago correspondiente en una fecha adecuada, lo cual podría llevar a la empresa a consecuencias legales.
Por otra parte, las cuentas por pagar es la manera de mantener en completo orden la contabilidad de la empresa, entendiéndose que esto es fundamental para determinar el futuro del negocio.
Cuentas por pagar vs. Cuentas por cobrar
Las cuentas por pagar es toda deuda que adquiere una empresa por la entrada de un producto o el consumo de un servicio y donde no se requiere la presencia de una entidad bancaria; por su parte, las cuentas por cobrar son todas aquellas ventas realizadas por la compañía o el ofrecimiento de un servicio, en este caso, tampoco se hace necesario un contrato bancario.
Es decir, estas últimas son el crédito que la compañía le otorga a sus clientes y se cancelan en un tiempo acordado por ambas partes.
¿Qué significa un aumento en las cuentas por pagar?
El aumento en las cuentas por pagar es considerado por los contadores como el flujo positivo de efectivo, ya que al momento que la empresa adquiere un crédito no lo cancela de manera inmediata, lo que significa que el efectivo se mantiene.
Hay que destacar que toda empresa debe calcular el incremento o decremento de las cuentas por pagar antes de ser plasmado en el balance, todo esto con la finalidad de tener mayor control.
¿Cuándo expira una cuenta por pagar en México?
Al momento que una deuda sobrepasa una década, de manera automática se pierde. Es oportuno mencionar que esto se encuentra fundamentado en los principios de seguridad jurídica, especialmente en los artículos 1038 al 1048 del Código de Comercio, donde se indica de manera clara que las deudas operan en un tiempo de diez años, de no existir algo que la interrumpa y al transcurrir el tiempo mencionado, el proveedor pierde el derecho a cobrar de manera legal.
