En épocas de fin de año es muy común que la dinámica de control de inventarios se modifique ante el incremento de la alta demanda que presentan los consumidores. Por ejemplo, el 80% de los mexicanos pretende comprar productos en los eventos que se llevan a cabo en temporadas de ofertas decembrinas, de acuerdo con la Asociación Mexicana de Venta Online (AMVO).
Lo anterior incrementa la necesidad de conocer el estado y disponibilidad en inventario de la mercancía de una compañía. Ante esa dinámica, considero que las empresas pueden apoyarse de los canales de mensajería instantánea para que su comunicación interna sea clara, permitiendo que los colaboradores tengan contacto directo e inmediato tanto con sus superiores como entre sí, con el objetivo de que los procesos fluyan lo mejor posible.
De ese modo conseguirán tener un mayor control dentro de la supervisión de stock y podrán conocer a detalle qué mercancías están disponibles y así planificar mejor los flujos operativos; todo esto conectado a los sistemas de la empresa, para que las actualizaciones sucedan en tiempo real.
¿Cómo lograrlo?
Ojo, no únicamente se trata de mandar y recibir mensajes a diestra y siniestra, sino que debe haber una interacción adecuada por medio de canales simples y fáciles de utilizar para cada uno de los empleados sin importar su rol: desde choferes de flotillas, repartidores de producto, personal de oficina, administrativos y desde luego los encargados del almacenaje de productos en bodega.
Esta necesidad se incrementa en el entorno actual, en el que los pedidos a domicilio crecen ante el aumento por la intención de compra de los consumidores. Lo primero que se requiere es una correcta coordinación para realizar las entregas en tiempo y forma, tener visibilidad de qué productos están en existencia, entre otros factores, ya que de lo contrario todo puede convertirse en un caos.
Esa coordinación puede verse impulsada y optimizada con el uso de chatbots que respondan de forma automática todas aquellas consultas rutinarias, dejando las problemáticas más complejas que se presenten en el camino en manos del personal de oficina. Además, al conectar la plataforma de gestión de conversaciones con los datos del sistema de inventarios, será posible enviar y recibir información sobre los productos disponibles en un solo clic, y en segundos, lo que agilizará la comunicación interna.
Imaginemos el siguiente escenario: existe un producto dentro de tu stock que, dentro de tu e-commerce, tiene una alta demanda. Al comenzar a agotarse ese producto, los colaboradores requerirán tener una vía de contacto directo con los diversos almacenes para saber en cuál de ellos existen algunas versiones disponibles o si, incluso, es necesario comprar más directamente al proveedor.
Con medios de comunicación tradicionales como las llamadas telefónicas, el contacto puede tener interrupciones y fricciones que no permitan que la coordinación sea ágil, lo que puede derivar en compradores tratando de adquirir el producto, que aún está anunciado erróneamente en la plataforma, sin éxito. Además, estos métodos, no automatizados, por tratarse de una tarea manual son susceptibles a errores y pérdidas de tiempo.
Por el contrario, las conversaciones automáticas internas conectadas con la información del sistema de inventario en tiempo real permite que las empresas resuelvan en segundos sus dudas sobre productos en existencia, realicen la solicitud de aquellos que necesitan surtir, y por ende siempre tengan actualizados sus catálogos en línea.
¿De qué servirá lo anterior? Si bien ya mencionamos los beneficios operacionales que tiene contar con este nivel de automatización, inmediatez y agilidad en la comunicación, es importante mencionar que incluso el nivel de satisfacción de los colaboradores se incrementa con este tipo de herramientas. Un estudio de la firma especializada en procesos automatizados UiPath señala que los empleados se vuelven hasta 68% más productivos cuando la empresa en la que laboran emplea tecnología de vanguardia en sus procesos.
Además, las plataformas de mensajes instantáneos ya se han vuelto parte de la vida de las personas, como WhatsApp que tiene alrededor de 2,000 millones de usuarios, siendo así la más utilizada a nivel global. Es decir, es casi un hecho que este tipo de apps ya forman parte de la vida de tus empleados, motivo por el que hacer uso de ellas para sus labores no implica un proceso extra de adaptación y va a generar una fluidez inmediata al operar.
En resumen, los mensajes instantáneos son una herramienta que genera un dinamismo único en las tareas de logística al interior de las empresas; para lograr el éxito con estas aplicaciones, se requiere hacer las conexiones pertinentes con los sistemas internos y automatizaciones en la comunicación que impulsarán la coordinación de entrada y salida de artículos de almacén, creación de inventarios, reportes de disponibilidad y lo más importante el servicio al cliente final.
