América Retail | Homepage
Tuesday, December 6, 2016

La primera comunidad del retail en Latinoamérica

Catman: POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad en anaquel

Catman: POS Data: Disminuye inventarios y asegura disponibilidad en anaquel
octubre 18, 2016

👤Periodista: Dayana Vazquez 🕔18.Oct 2016

 

Si bien una ejecución perfecta abarca aspectos que van desde la disponibilidad de producto hasta la correcta y oportuna implementación de estrategias de shopper marketing, la disponibilidad en piso de venta e inventarios sanos son sin duda la base para una ejecución perfecta en punto de venta.

Las nuevas tecnologías, la tendencia del Retailer a compartir información de venta e inventarios y las poderosas herramientas de análisis de big data hacen que la disponibilidad en anaquel, un portafolio ideal y mantener inventarios sanos en cada tienda sea posible.

LEA TAMBIÉN: Catman: métodos de evaluación de la participación en anaquel. Parte III

Dichas herramientas permiten implementar procesos de armonización de datos para analizar inventarios a nivel tienda y producto.

De acuerdo con el estudio “Lessons from Latin America’s leading consumer-goods companies” publicado en junio 2016 por McKinsey & Company”, los fabricantes latinoamericanos que han logrado incrementar sus ventas por arriba del 7% respecto a sus similares —aún en las adversas condiciones económicas en las  que  se  encuentran  estos  países—  atribuyen estos resultados a un seguimiento estricto de su ejecución en punto de venta  en general, y en particular, a aspectos clave como mantener agotamientos y niveles de inventario al más bajo nivel (producto y tienda) y realizar análisis de precios con mayor frecuencia y con mayor detalle.

Este documento forma parte de una serie a través de los cuales te guiaremos para entender cómo obtener el POS Data (Point of Sale Data) e información de inventarios y armonizarlas en una sola base de datos expresada en los mismo terminos para que todo el equipo pueda analizarla en un mismo idioma y esta valiosa información se convierta en acciones de ejecución preventiva en tienda para asegurar los objetivos de venta.

El objetivo de esta primera parte es explicar cómo obtener el POS Data y expresarlo en un solo idioma que permita a todo  el equipo trabajar con una sola fuente de información y empezar a trabajar de manera armonizada en toda la empresa.

¿Qué es el POS Data? Los datos de sell out o POS Data son los datos que se generan al momento de la venta en las tiendas del retailer.

Sus sistemas de gestión registran cada transacción realizada de cada artículo vendido en cada una de sus tiendas. A este registro por pieza, precio de venta, fecha, tienda y producto se le conoce como POS Data. Adicionalmente se puede considerar la información de pedidos e inventarios o bien, tomarse como una fuente de información adicional. Para efectos prácticos, en esta serie de documentos nos referiremos a ambos datos (ventas e inventario) como  POS Data.

El registro de las transacciones de venta en las tiendas de retail se realiza a través del algún sistema de cómputo, que puede ser una máquina personal para el caso de una tienda de canal tradicional o bien, un centro de datos completo para controlar, almacenar y analizar la información de una cadena multinacional de autoservicio. Sin duda alguna, el detalle de las transacciones de venta es información que cualquier retailer que se considere serio tiene en sus manos y que puede usar para analizar y definir estrategias más allá de los fines contables y fiscales que la ley exige.

Ahora bien, el POS Data es una fuente de datos propiedad de cada retailer y hasta hace poco, su disponibilidad estaba limitada a uso interno.

Afortunadamente, esto ha cambiado y la práctica de compartir esta información con proveedores se extiende rápidamente, creando un virtuoso proceso de colaboración que genera ventajas para ambas    partes.

Ventajas de compartir el POS Data.

Retailer

-Pronóstico preciso de la demanda.

-Disminución del inventario de seguridad.

-Mejora la disponibilidad.

-Mejora el proceso de introducción de nuevos productos.

Proveedor

-Pronósticos de venta más precisos.

-Reducción de inventarios y niveles de seguridad.

-Mejora la disponibilidad en tienda y piso de venta.

-Sensibilidad respecto a la aceptación de sus lanzamientos.

-Mayor rentabilidad de la inversión en personal de campo.

-Precios alineados a la estrategia comercial.

-Mejor administración de sus reportes.

-Mejor análisis de la demanda.

-Mejorar diseño de  promociones.

-Identificación oportuna de inventario  fantasma.

Todos los beneficios hasta ahora mencionados son posibles si se cuenta con el tiempo y la habilidad para obtener y analizar el POS Data.

El entorno de colaboración entre proveedores y retailers a través del POS Data.

El primer paso para lograr este ambiente colaborativo es que el detallista abra las puertas de su POS Data pues negarse a compartir estos datos no es eficiente (ni en dinero ni en tiempo) para los retailers, porque implica tener  proveedores y empleados siguiendo distintos procesos para un mismo  fin.

Si  bien  aún  quedan  pocos  detallistas  que  aún venden esta información o que no la comparten en     lo absoluto, la tendencia a compartir esta información va en aumento a nivel mundial debido a las indudables ventajas que ofrece a ambas partes.

De acuerdo con un estudio publicado en 2015 por Consumer Goods Technologies (CGT) del 100%  de fabricantes estadounidenses entrevistados, todos reciben el POS Data de al menos un retailer. Mejor aún, más del 48% respondió que la reciben de más de 5.

El beneficio mutuo resultado de la colaboración puede demostrarse a través de indicadores tales como incremento en ventas, disminución de inventario en bodega e inventarios de seguridad más efectivos.

El mismo estudio muestra que el 79% de los fabricantes encuestados reciben el POS Data de forma diaria y el 82% recibe la información de inventarios de forma semanal.

El siguiente paso, luego de tener acceso al POS Data del detallista, es implementar un proceso de extracción y análisis de la información.

¿Cómo obtener el POS Data?

Los retailers que han optado por compartir esta información deciden cómo entregarla a sus proveedores: en qué formato, con qué frecuencia,  con qué nivel de detalle, etc. La información contenida dentro del archivo compartido es decisión de quien lo provee, pero por lo general, contiene información de las ventas por día en piezas   y en valor monetario y suele incluir también información de pedidos, inventario en tránsito, en bodega y en tienda. Los mecanismos para obtener esta información varían dependiendo del retailer, pero normalmente es a través de servicios web, portales en Internet, envío vía FTP (File Transfer Protocol) o bien, envíos manuales vía correo electrónico.

El hecho de que estos datos estén disponibles no implica que exista la experiencia, el tiempo o la infraestructura necesaria para poderla obtener y aprovechar. Probablemente estás pensando: “Efectivamente, mi cliente cuenta con una plataforma para compartir el POS Data, pero yo no tengo ni el tiempo, ni la tecnología, ni la experiencia en administración de datos para explotar todo su potencial”.

A pesar de que puedas creer que en tu empresa no existe forma de hacerlo, seguramente ya hay alguien que obtiene el POS Data descargando manualmente la información de su interés de forma regular y ha ido construyendo localmente una gran base de datos con esta información para su análisis. Sin embargo esta es una manera muy compleja de obtener y analizar estos datos. ¡La buena noticia es que este proceso que se lleva cabo de forma manual se puede automatizar!

Si nadie lo hace en tu empresa, tendrás que    investigar con tu retailer cómo acceder a ella, pues cada uno tiene sus sistemas y reglas para hacer disponible la información. Confía en esto: no serás el primero en solicitarla, incluso, muy probablemente ya lo hacen con otros proveedores. Una vez que tengas acceso a la información, comienza a descargarla diariamente. Automatizar el proceso es factible y simple, ya sea con un proceso desarrollado de forma local o bien a través de algún   proveedor.

¿Cómo obtener el POS Data?

Una sola fuente de información para toda la organización.

El siguiente paso para contar con un sistema de información basado en el POS Data es consolidar en un solo lugar todos estos datos junto con información adicional de otras fuentes relacionadas, como por ejemplo, datos de sell in, cuotas de venta, entre otros.

Generar esta fuente de información única no es cuestión de copiar y pegar las columnas de una fuente con otra. Cada retailer tiene un sistema, un método y un formato distinto para generar y compartir la información y esto hace incompatibles las variables de una fuente con cualquier otra. Cada fuente tiene un nivel de detalle diferente y expresa los valores en unidades y con claves distintas entre sí.

Así, habrá quienes reporten las ventas en unidades de compra y quienes, en unidades de venta, en un código de producto interno o con el código de barras con o sin digito verificador. Habrá quienes compartan la información al máximo detalle posible (día, tienda y producto) y otros que la compartan semanalmente o quizás sí reporten las ventas de forma diaria, pero los inventarios únicamente al cierre semanal.

Es por estas y otras situaciones que para poder contar con una sola fuente de información que permita analizar las ventas como un todo, es necesario armonizar estas islas de información para homologar todas las variables al lenguaje corporativo.

Armonizar es el siguiente paso  para crear lo que llamamos una sola fuente de verdad, que sirve como fuente única de información para todos los procesos y decisiones que se deban llevar a cabo a partir de las ventas y los inventarios en tienda. Dicha fuente permite analizar de forma integral la situación ofreciendo la posibilidad de  hacer análisis

multi-cadena, comparativos entre sell in y sell out, entre otros.

Otro beneficio de contar con una fuente de datos armonizada es disponer de un repositorio oficial a nivel corporativo que asegure que  todos  los  involucrados  tienen la  misma  información  para  su toma   de  decisiones.

¿Cómo obtener el POS Data?

El proceso de armonización de datos.

Si bien todas las fuentes de sell out se refieren a la venta en piezas y en dinero, no se pueden consolidar en una sola tabla sin antes asegurar que las descripciones de cada producto y sus respectivos atributos están unificados. Dentro de la organización existe un catálogo “oficial” de sus productos y el proceso de armonización debe llevar todos los datos de venta a este único catálogo que permita hablar el mismo lenguaje entre todas las fuentes de información y las áreas que la utilizan. La armonización de datos es un proceso que convierte cada dato recibido a ese lenguaje corporativo.

Es un proceso que llevado a cabo de forma manual suele distraer la atención de analistas y/o expertos en datos durante varias horas al día o, peor aún, suele no llevarse a cabo por falta de tiempo.

La armonización automática es un proceso que evita la administración manual de datos y crea una fuente de información confiable y ágil permitiendo enfocar el talento humano en el análisis y no en tareas rutinarias de administración de archivos y datos en hojas de    Excel.

Este proceso de data management no sólo convertirá las ventas a un lenguaje corporativo, sino que aplicará reglas de negocio específicas que permitan hacer la base de datos homogénea, íntegra y lista para aplicarle análisis robustos. Algunas reglas de negocio y buenas prácticas a aplicar durante la armonización serían el arrastre de inventarios, la cuenta de días consecutivos en agotamiento o pre agotamiento, el cálculo de venta diaria promedio y días de inventario, por ejemplo. Al aplicar reglas de estandarización a cada renglón recibido en el archivo proporcionado por el retailer, nos aseguramos de documentar el criterio a aplicar cuando no se recibe el inventario un día, cuando no se recibe un producto, cuando no se recibe una tienda, etc.

Estos son sólo los primeros pasos para poder transformar los datos de venta en una ejecución preventiva en tienda puesto que obtener el POS Data y crear una fuente única de información es sólo la fase inicial.

Esta información es cortesía de: www.StoreCheck.com

________________________________________________________________________________

Luis Herrera - America RetailEditado por Luis Eduardo Herrera, Ingeniero Bioquímico con un MBA del ITESM. Consultor activo en áreas de planificación de negocios, Shopper Marketing, Gestión de Categorías y Marketing Digital. Expositor y ponente en México, Estados Unidos y América Latina. En la actualidad es Vicepresidente Ejecutivo para América Latina en la Category Management Association; consultor socio de Shopper Marketing-WSI y el presidente de la junta para Latinoamérica de la CMA. Cuenta con amplia experiencia en el sector del comercio minorista.

Articulos relacionados

Catman: El video emocional de masymas-Fornés

Catman: El video emocional de masymas-Fornés
diciembre 5, 2016

  Sobre el esfuerzo y el deporte Supermercados masymas-Fornés, marca con la que opera Juan Fornés Fornés

Catman: La era del Shopper Marketing

Catman: La era del Shopper Marketing
diciembre 5, 2016

  Análisis de la relación entre fabricantes y distribuidores, y de la evolución del consumidor postcrisis El

Catman: Ikea comprará los muebles de segunda mano a sus clientes

Catman: Ikea comprará los muebles de segunda mano a sus clientes
diciembre 2, 2016

  Ikea tiene planes para tus muebles. La empresa sueca especialista en muebles se une a

Catman: Las promociones, menos atractivas para el consumidor

Catman: Las promociones, menos atractivas para el consumidor
diciembre 1, 2016

  España, a la cola de Europa en este tipo de ventas Las promociones han reducido su

Catman: El escaparate y la accesibilidad, claves para atraer compradores

Catman: El escaparate y la accesibilidad, claves para atraer compradores
diciembre 1, 2016

  Tyco ofrece el sistema Essentials Tyco ha realizado el ‘Estudio sobre la experiencia de compra de

Últimas Noticias

Catman: El viaje del cliente noviembre 10, 2016

Newsletter

Articulos Opinion mas leidos
Retailers mas vistos
SECTIONS

América Retail